Sissejuhatus

Liven on tegutsenud elukondliku kinnisvara arendajana alates aastast 2014, mille jooksul on rajatud üle 500 kodu. Täna on arenduse erinevates staadiumites ettevalmistamisel ligi 1500 kodu. Liven keskendub eeskätt ägedate kodude ja kodutunde loomisele. 

Kasutanud Hausingut: alates: 2025. a

Kasutavad Hausingus: ülevaatused & garantiitööde haldus

Kasutasid enne: e-mail, Excel, paber & pliiats

Selles kasutajakogemuse loos intervjueerisime Liveni ehitusvaldkonna juhti Taavi Kongat. Tema vastutusala on lai, ehituse ettevalmistus kuni järelteenindus. Taavi seadis endale Livenisse tööle tulles ambitsioonika eesmärgi – korterite ülevaatused peavad olema tehtud täielikult digitaalselt. Tänaseks on see eesmärk saavutatud.

“Usun sellesse, et kõik osapooled tahavad vähem tööd teha.” 

Kui ketis on liiga palju lülisid

Taavi sõnul muudab töö aeglaseks see, kui ketis on liiga palju lülisid ehk lihtsamalt öeldes, ühe tegevuse tegemiseks kulub liiga palju inimesi ja aega ning läbima peab liigseid tööetappe. Korterite müümisel tuleb teha mitmeid ülevaatuseid ja akte, nii korteri üle andmisel kui ka garantiiperioodi lõpus.  Enne Hausingut tehti ülevaatuseid kohapeal paberi ja pliiatsiga, mis siis pärast skaneeriti arvutisse.

Taaviga vesteldes tulid välja mitmed miinused, miks paberi ja pliiatsiga või Exceliga on keeruline korteri ülevaatust teha:

• Ise kirjutatud märkustest võib olla hiljem keeruline aru saada,

• Kliendile saatmiseks on tarvis paber skaneerida ja talle saata, mis tekitab juurde lisatööd,

• Paberile/Excelisse ei saa lisada jooksvalt pilte juurde,

• Kliendil jääb aeg ümber mõtlemiseks ja asjade lisamiseks ehk protsess jääb justkui poolikuks,

• Kõik ülevaatuse käigus tekkinud tööd tuleb eraldi meilis saata õigetele osapooltele tegemiseks.

Kuidas jõuti Hausinguni

Hausingu kõrval kaaluti ka paari teist tarkvara ning mõttest käis läbi teha ka enda tarkvara, mis on jällegi pikk ja kulukas protsess. Lõpuks jõuti Hausingu kasutamiseni, sest olemas oli ülevaatuste moodul ja tagasiside Hausingu teistelt klientidelt.

Küsisime ka mis tegi neid uue tarkvara puhul ettevaatlikuks. Taavi sõnul on see mure, et tegelikult ei tea kuidas see tarkvara toimib. Lisaks on alati uute süsteemide rakendamisel inimesi nii poolt kui vastu. Ehk tuleb kolleegideni viia väga selge sõnum kuidas ja miks muudatused toimuvad.

Tarkvara juurutusprosessis on kindlasti vaja ettevõttepoolset „giidi“, kes on projekti eestvedaja. Tema peab veenduma, et asi töötab ja kliendi vaates on ka kõik korras.

Protsesside digitaliseerimine

Liven kasutab Hausingus igapäevaselt ülevaatuste moodulit, millega saab teha ülevaatusi, kordusülevaatusi ja omandi üleandmise akte. Kõige olulisem, seda kõike saab teha digitaalselt.

Kuidas käib digitaalse ülevaatuse protsess?

• Ülevaatuse käigus vastatakse järjest eeldefineeritud küsimustele,

• Iga küsimuse juurde saab lisada täpsustavat infot, faile, pilte

• Igast probleemist saab teha tööülesande ning selle suunata oma soovitud teostajale,

• Ülevaatusest saab luua akti,

• Loodud akti saavad allkirjastada kõik osapooled kas sõrmega või digitaalselt,

• Kõik ülevaatused jäävad ühte kesksesse kohta alles.

• 
  

„Kliendile peab ka kogu protsessist jääma hea mulje. Teenusedisain on väga oluline,” rõhutas Taavi.

 Tänapäevasel AI-ajastul on kõik tööriistad olemas. Alati saab Excelisse tagasi minna, aga kui saab teha midagi kiiremini ja targemalt, siis seda tuleb ära kasutada. Excelit täidad tunni, tarkvaras teed asja 10 minutiga.

„Üritan ise vältida järjekordse Exceli avamist ja innustan teisi vaatama oma protsesse, kuidas saaks kiiremini ja paremini.“

Digitaliseerimisest võidavad kõik

Nii ülevaatuste kui ka garantiitööde puhul on oluline see, et oleks kellelegi neid töid ka tegemisse suunata. Hausinguga saab töid suunata nii sisestele, kui majavälistele töövõtjatele. Teenusepakkujatele saab tööd suunata otse nende meilile, nemad saavad lingi, mille kaudu saavad sisse Hausingu lihtsustatud vaatesse. Seal näevad nad kõiki endale suunatud töid, mida saab alustada ja lõpetada, lisada tööprotsessi kommentaare, küsida lisaküsimusi, lisada pilte või faile.

„Kui kogu suhtlus liigub ühele platvormile, siis jäävad ära nii mitmedki kõned, kus tuleb üle küsida kas juba on tööga alustatud,“ selgitas Taavi. 

Ilma tarkvarata annaks teenusepakkuja märku arendajale, et töö on tehtud ja tema omakorda kliendile. Kasutades tarkvara märgib töövõtja ära, et töö on tehtud ja info on kohe käes nii arendajal kui kliendil. Peamine eesmärk on hoida kokku kõigi osapoolte aega.

„Me ju soovime kõik, et ei peaks tulevikus nii palju värvilisi Exceleid vaatama,“ naljatles Taavi.

Liveni tulevikuplaanid

Liveni eesmärk on teha ägedaid kodusid. Digitaliseerimine ei lõpe ainult ülevaatustega, vaid eesmärk on lihtsustada ka kodu kujundamist. Liveni soov on, et klient ei pea salongi tulema, vaid saab veebis mugavalt vaadata meeldivat kodu, valida siseviimistluse ja saab kohe teada palju maksavad need lahendused. Loomulikult jääb salongi tulemise võimalus alles, aga kui saab asja teha lihtsamalt, siis miks mitte.

Kokkuvõte

Enne Hausingut toimusid ülevaatused paberi, Exceli ja e-posti abil, mis tekitas liigseid tööetappe ja ajakulu. Hausinguga saab kõik vajalikud tegevused teha digitaalselt.  Platvormi kasutamisest võidavad nii arendaja, teenusepakkujad kui kliendid, sest protsess muutub märkimisväärselt efektiivsemaks.

Liveni eesmärk on jätkata digitaliseerimisega, et pakkuda klientidele veelgi sujuvamat kogemust - alates ülevaatustest kuni kodu kujundamise ja siseviimistluse valikuteni.

Kui soovid vähendada käsitööd, vältida kümneid värvilisi Exceli tabeleid ja mõelda samuti oma teenuse disainimisele, siis proovi Hausingut ja vii oma ülevaatuste ning garantiiprotsess järgmisele tasemele.

Broneeri demo siin ja näitame Sulle lähemalt.