Kaamos Ehitus vs Excel – kuidas Hausing tõi selguse ja efektiivsuse?

Kasutanud Hausingut: alates 2020.a  

Kasutavad Hausingus: tööde haldus, hoolduspäevik, ülevaatused

Kasutasid enne: Excel ja e-mail

„Mulle anti alguses täitsa vabad käed ja tänaseks on meie garantiihaldus paika loksunud,“ selgitas Alex.

Kaamos Ehitusest ja garantiihaldusest

Kaamos Ehitus on kavandanud ja ehitanud oma klientidele uuenduslikke ja energiasäästlikke kodusid, äri- ja tootmishooneid ning terviklike elurajoone juba alates 2005. aastast. Nende eesmärk on ellu viia projekte, mis on märgilise tähendusega.

Nende tehtud tööde hulka kuuluvad näiteks Avala ärikvartal, Tammsaare ärikeskus, Hõbemetsa ja Vikimõisa elurajoonid.

Garantiihaldus on üks valdkond, milles tuleks hoida väga kõrget kvaliteeti. Kõige potentsiaalsem klient on see, kes on ühe korra juba korteri ostuga saanud positiivse kogemuse. Kui tal on tarvis uut kinnisvara, siis tõenäoliselt pöördub esmalt sinna tagasi, kus on hea kogemus olnud müügist järelteeninduseni.

Alexi mõtted garantiihalduses osas:

“Garantiihaldus ja üleüldse kogu järelteenindus ei ole tegelikult ehituskulu, vaid seda peaks võtma kui turunduskulu. Kui see on tipptasemel lahendatud, siis kliendid väga suure tõenäosusega tulevad tulevikus just sinu juurde tagasi.”

Garantiihaldus kolm aastat tagasi

Kui Alex Kaamosesse tööle tuli, ootas teda ees suur hulk Exceli tabeleid. Tuli hakata järjest tabelitele otsa vaatama, et aru saada, mis mured on juba lahendatud ja mis lahendamata. Seni oli käinud garantiiprobleemide lahendamine selliselt, et projektijuht määras objektijuhi, kes tegeles garantiimuredega. Kõigil objektijuhtidel oli oma Excel. See tähendas aga seda, et puudus korralik ettevõtteülene ülevaade. Näiteks polnud korralikku kokkuvõtet tüüpvigadest. Sassis süsteem võib tahes tahtmata lõpuks väljenduda ka kliendi pahameeles.

Kõik garantiitööd saabusid ühele garantiitööde meilile, millega juhtus olukord, kus kokkulepped kippusid kaduma ja polnud selge, kes mis töö eest vastutab.

„Meilisuhtluse suur viga on selles, et tuleb küsida liiga palju lisaküsimusi, mille tõttu kogu protsess venib.“

Tihti pole kindel mis korteri ja elanikuga on tegu, pole märgitud telefoni numbrit kiireloomuliste küsimuste jaoks jne.

Järjest enam kerkisid üles küsimused, kuidas:

• Saada lahti Excelist,
• Teha töö efektiivsemaks,
• Teha töö läbipaistvamaks,
• Teha töö arusaadavamaks kõigile osapooltele.

Ettevõttesse tulles oli vanade murede lahendamine väga keeruline, sest tuli otsida töökohta vahetanud inimeste meilboksidest infot ja omavahel tuli kokku viia mitmeid Exceleid.  See periood, kui lahendati muresid veel vana süsteemiga, kestis umbes pool aastat. Peale seda hakati vaatama tuleviku poole.

Exceli asendamine

Hausing oli taustal vaiksel olemas olnud juba mitu aastat. Sellest lähtuvalt tuli ka otsus, et integreerida kogu garantiiteenindus Hausingusse.

Kaamos soovis, et Hausing lahendaks peamised murekohad:

• Kliendisuhtlus,
• Piletite/murede jälgimine,
• Tähtajad. Igal tööl ja tööle vastamisel peab olema tähtaeg.

Oluline oli ka võimalus jälgida kelle töölaud on parasjagu asju täis ja kellel vähem, et saaks ühtlasemalt tööülesandeid jaotada.

Kui enne saatsid elanikud oma mured meilile, siis nüüd tehti kõigile Hausingu kasutaja ja mured pidid jõudma otse tarkvarasse.

„Hea meel on tõdeda, et kliendid võtsid tarkvara väga hästi vastu. Tänaseks on väga loogiline, et klient ise oma töö sisestab.“

Ka meeskond võttis uue süsteemi hästi vastu, sest saadi aru milleks see vajalik on. Alltöövõtjad pigem jagunevad kaheks. On need, kellel läheb kauem aega, et uue süsteemiga harjuda ja on need, kes näevad kohe enda jaoks tarkvara kasulikkust.

„Alltöövõtjatele meeldib, kui saab märkida kohe töö tehtuks, ilma, et peaks kellelegi meili kirjutama ning kogu tööga seotud ajalugu jääb kõigile osapooltele alles.“

Tänaseks on kogu ühe garantiitöö info ehk suhtlus, teostaja, vastutajad jne ühe pileti all. Kui enne tuli sisse garantiimure, siis tuli eraldi kirjutada alltöövõtjale, et tema tööga tegelema hakkaks, siis praegu saab ühe nupule vajutusega töö kohe edasi suunata.

Lisaks tõi Alex välja selle, et töötajate puhkused ja haigused ei sega/peata enam nii palju sujuvat töövoogu.

„Kui keegi on haige või puhkab, siis meilboksis asi seisab. Hausingus läheb töö edasi.“

Hausingu suur väärtus on ka statistika ja analüütika, mille abil saab projekti lõppedes teha kokkuvõtted tüüpprobleemidest ja selle abil oma tööd parandada.

Areng koos Hausinguga

Alexil on hea meel, et kõik koosolekud ja arutelud, mis on olnud Hausinguga, on viinud alati mingi lahenduseni ja on leitud kuldne kesktee. See on omakorda märkimisväärselt tõhustanud nende tööd.

Viimaste arendustega on Kaamos võtnud kasutusele:

1. Võimaluse edastada elanikule digitaalselt kõik korteriga seotud dokumendid.
2. Digitaalsed ülevaatused.
3. Hoolduspäevik.

Kuna Hausingusse üles laetud dokumentatsioonis on kogu oluline info olemas, siis suunatakse elanikud alati Hausingusse, et tekiks harjumus ühest kohast oma info kätte saada. Mugav on ka lisada või muuta faile. Kui annad info kliendile kas paberkandjal või mälupulgal, siis tagantjärgi asjade lisamine on keeruline.

Pilootprojektina on käimas ka hoolduspäeviku kasutamine, kus saab korteriomanikule suunata töid meeldetuletustega, et nt ventilatsioonisüsteem vajab hooldust. Hoolduspäevik on kasulik nii korteri ehitajale, kui ka elanikule.

Kliendil on sellega võimalus tõestada, et kõik hooldused on õigeaegselt tehtud. Lisaks saab ehitaja näidata kohe probleemide puhul seadme hooldajale sellega seotud ajalugu, et saaks veenduda, et tegemist on garantiiprobleemiga.

Lisaks on Kaamosel soov ka ise klientidele pakkuda hooldusteenust. Uue korteri ostnud inimene ei saa, ega peagi teadma, kuidas iga hooldus käib. Sel juhul on hea, kui on valik kas teha töö ise või kutsuda spetsialist.

Positiivsed muutused

Arutlesime selle üle, milliseid mõõdetavaid muutusi on Hausingu kasutamine toonud ja kas Alex muudaks midagi Hausingu juures.

Alexi sõnul ta asju ei muudaks, vaid arendaks edasi.

Kolm suurimat muutust, mis on toimunud 2,5 aastaga:

1. Küsimuste lahendamise aeg on märkimisväärselt lühem.
2. Puhkustel olevate inimeste asendamine on palju lihtsam ja sujuvam. Piltlikult öeldes muudad lihtsalt töö vastutajat ja töö on üle antud. Ei ole vaja kirjutada pikki kirjasid ja memosid.
3. Kui Exceliga peaks neil tööl olema kolm projektijuhti, siis tänu Hausingule on neil kaks.

 „Ma ei näe põhjust, miks mõni kinnisvaraarendaja peaks tänasel päeval veel Excelit kasutama,“ selgitas Alex.

Kokkuvõte

Hausing on muutnud Kaamose garantiihalduse kiiremaks ja lihtsamaks. Tänu tarkvarale on kliendisuhtlus selgem, tööülesannete jagamine efektiivsem ja kogu protsess paremini jälgitav. Kui Exceli tabelitega toimetamiseks oli vaja kolme projektijuhti, siis Hausinguga töötamiseks piisab kahest. Lisaks on analüütika aidanud parendada töö kvaliteeti ja ennetada korduvaid probleeme. Alexi sõnul pole enam tarvis Excelit kasutada – tänapäevane garantiihaldus nõuab tänapäevaseid lahendusi.

Kui oled samade muredega silmitsi seisnud nagu Kaamos, siis võta meiega ühendust või proovi tasuta järgi, kuidas Hausing toimib.