Kuidas Hausing aitas BLRT-l info koondada ühte süsteemi, et säästa nädala jagu administratiivtöid

Igapäevaselt kasutuses: kulude jagamise ja arvete moodul,  üürilepingute haldus, jooksvate tööde haldus

Hallatavaid ruutmeetreid: 15 000+

BLRT

BLRT on Baltimaade suurim tööstuskontsern. Nad tegelevad peamiselt laevade ehitamise ja parandamisega, masinaehitusega, metalli töötluse ja -müügiga. Kontsern annab tööd ligi 4000 inimesele. Neil on ka mitmeid tütarettevõtteid ja üks neist on keskendunud kinnisvaraga seotud tegevustele. Näiteks on nende hallata Tallinnas asuv Noblessneri sadamalinnak.

Intervjueerisime BLRT haldusjuhti Ergo Eelmäed. Tema vastutab selle eest, et Noblessneri piirkonna hooned ja infrastruktuur oleks korras. Ergo on töötanud BLRT-s juba 5 aastat.  

Väljakutse

Umbes 2-3 aastat tagasi oli esimene kord, kui hakati mõtlema sellele, kuidas digitaliseerida üürilepingute haldus ja kõrvalkulude jagamine.

Tundus võimatu, et tänapäevases maailmas, kus kõik on digitaalne, teeme me ikka oma tööd mitmete Exceli tabelitega, ütles Ergo.

Suurim väljakutse tabas neid siis, kui kolleeg lahkus töölt. Seni oli olnud üürilepingute ja kulude jagamisega tegelemine täielikult tema ülesanne. Seega, enne kui ta lahkus, proovis ta oma töö järgmisele inimesele üle anda, aga asja tegi keeruliseks see, et ta oli oma tööd üksinda teinud juba väga mitmeid aastaid ning oli endale töötanud välja väga head ja toimivad süsteemid, mida teistel oli raske mõista. Ta töötas mitmete Exceli tabeliga, mis olid teistele hoomamatud ja oli selge, et vaja on kasutusele võtta uus süsteem. 

Kuidas ja miks Hausing?

BLRT otsustas Excelist loobuda, kuna igakuisele kulude jagamisele kulus terve nädal, mida oli selgelt liiga palju.

Esmalt prooviti teise pakkuja kinnisvarahaldus-tarkvara, aga juurutamine oli liialt aeganõudev ja puudusid mõned funktsioonid, mida otsiti. Seega jäi see mõte katki ja otsiti edasi.  

Neile oli oluline, et see ettevõte mis lõpuks valitakse oleks:

• Kogenud ja mitu aastat turul,
• Võtab andmete turvalisust tõsiselt,
• Lahendab ära kommunaalarvete tegemise probleemi.

Õnneks võttis Hausingu müügiesindaja nendega täpselt õigel ajal ühendust. Seega, BLRT otsustaski proovida järgmist tarkvara kinnisvarahalduseks. Peagi tegid nad Hausinguga läbi prooviperioodi (kestab tavaliselt 1-2 kuud). Ergo sõnul oli kõige keerulisem kontrollida, kas Hausing ja nende eelmise süsteemiga kulude jagamine klapib üks ühele. Vaadates nüüd sellele perioodile tagasi, arvab Ergo, et uue objekti nullist sisestamine ja seadistamine oleks võrdlemisi lihtne, kuna see protsess on juba üks kord läbi tehtud. Tema arvates on Hausingut üpris lihtne kasutada.

“Hausinguga saab alati kasutada katse-eksitusmeetodit, et jõuda oma soovitud tulemuseni.” 

Kuidas aitas Hausing parandada kulude jagamist ja hooldustööde haldust?

Hausingu kasutuselevõtmisega kerkisid üles ka mitmed küsimused eelneva kulude jagamise süsteemi osas. Võeti vastu otsus paljusid asju ka enda jaoks lihtsustada ja teha selgemaks. See oli oluline just enda töö kiirendamiseks ja selleks, et vältida olukorda kuhu juba kord oli satutud – kui inimene lahkub, siis kõik andmed peaks olema ühiselt arusaadavas formaadis ja lihtsasti seletatavad.

Lisaks kulude jagamisele, mis oli nende peamine valukoht, hakati kasutama jooksvate tööde haldust, et hallata igapäevaseid haldusmuresid ja suunata neid vastutavatele inimestele ja alltöövõtjatele.

“Vahepeal kasutan tööde haldussüsteemi lihtsalt endale märkmete tegemiseks,” ütles Ergo.

Tulevikus on plaan ka Hausingu ennetava hoolduse moodulisse süveneda ja kasutusele võtta, et saaks veel rohkem töid koondada ühe platvormi alla.

Kokkuvõtteks

Hausingul on olnud positiivne mõju nende tööprotsessidele ja nädala jagu administratiivtööd on vähenenud märgataval hulgal. Vabanenud aega saab kasutada tähtsamate ja tulusamate ülesannete jaoks. Valik digitaliseerida oma igapäevatööd viis lõpuks tarkvara kasutuselevõtmiseni, mis lihtsustas nii mõneski osas nende tööd. Nüüd on kõik ühises inforuumis ja pole tarvis muretseda, kui keegi läheb puhkusele või lahkub töölt. Andmed on kõik ühiselt arusaadavas formaadis ja turvalisel platvormil.