Kinnisvarahaldus on palju enamat kui projektijuhtimine – Haldusplussi kogemus [Case Study]

Kasutanud Hausingut: 1 aasta

Kasutavad Hausingus: haldustööde ja garantiitööde haldus

Kasutasid enne: Smartsheet ja Outlook

Haldusplussist

Halduspluss on ettevõte, kes pakub kinnisvara haldamise täisteenust. Hooldust, haldust ja remonti. Haldusplussi prioriteet on kvaliteetne, kiire ja professionaalne hoonete haldusteenus, mis tagab kliendi kinnisvara majandusliku säilivuse ja kauakestvuse.

Halduspluss on tegutsenud aastast 2017 peamiselt korteriühistute haldajana. Tänaseks tegutseb ettevõte juba kaheksandat aastat.

Intervjueerisime Haldusplussi juhatuse liiget ja asutajat Hendrik Ungersoni. Enne kinnisvaramaailma sukeldumist oli Hendrik aednik ja tegutses puukoolis. Juba seal meeldis talle süsteeme luua. Olgugi, et need kaks valdkonda tunduvad kui öö ja päev, siis nii taimekasvatus, kui kinnisvarahaldus nõuavad pikaajalist projektijuhtimist, et see õnnestuks.

Kinnisvarahalduse keerukus

Arutlesime Hendrikuga kinnisvarahalduse keerukuse üle. 

„Kinnisvarahaldus on palju enamat kui projektijuhtimine,“

on mõte, millega Hendrik alustas kohe meie vestlust.  

Kinnisvarahaldusega on seotud erinevad inimesed, olukorrad, emotsioonid, standardid. Kõige raskem on tegeleda emotsioonidega, mis võivad olla nii positiivsed, kui negatiivsed. Rolli mängib see, kui tugevad need on.  

„Liikudes aiandusest kinnisvarahaldusesse, oli see justkui suur intensiivne kiirtee,“ selgitas Hendrik.

Viimase kahe aastaga on toimunud ettevõtte kahekordne kasv, mis on ka töömahtu väga palju suurendanud. Kinnisvarahaldur ei tegele täna ainult paari kliendiga. Nemad haldavad hetkel umbes 60 korteriühistut, mille kõik elanikud saavad nendega ühendust võtta. See on väga suur hulk inimesi ja kõige kurnavamaks on halduritele tahes tahtmata igasugused emotsioonid, mis muredega kaasas käivad. Halduri aega saab kokku hoida just tarkvaraga.

Kuidas hallati oma tööd varem?

Nagu eelnevalt mainisime, on toimunud ettevõtte kahekordne kasv, mis on rebinud ettevõtte välja igasugustest vanadest standarditest ja mugavustsoonidest. Mida rohkem on kliente, seda suuremad on ka vajadused. See on ka Haldusplussi viinud Hausinguni.  

Varem olid Haldusplussil kasutuses kaks klassikalist tööriista, meilirakendus Outlook ja kõige harilikum paber ja pliiats kombinatsioon. Lisaks oli kasutusel projektihaldustarkvara Smartsheet.

Kui minna tagasi täiesti algusesse ehk aastasse 2017, kui ettevõte loodi, oli mõte luua oma tarkvara, aga tekkis siiski tunnetus, et see pole see, millesse sel hetkel panustada.

„Kuskil peab olema mingi tarkvara, mis meie vajadused täidab,“

selgitas Hendrik otsust loobuda oma tarkvara loomisest.  

Hausing kui usaldusväärne haldustarkvara

Hausing oli laual variandina juba 4-5 aastat tagasi, aga sel juhul jäid veel mõned küsimused vastamata ja süsteem polnud nii küps, et tekiks usaldus.

„Täna on Hausingu osas tekkinud täielik usaldus,“ selgitas Hendrik oma valikut.

Eelnevalt kasutusel olnud süsteemid polnud nii arenenud, et suhtleksid halduri eest või suhtleksid kliendiga.

Klient on nutikas ja nõudmised kõrged. Probleeme on klientidel rohkem, kui kunagi varem. Tarkvara peab olema: 

• Ülevaatlik, 
• Lihtne,
• Toimiv. 
  

Klient peab nägema süsteemi ja tekkima usaldus ning tunnetus, et asjad on korras.

Garantiihalduse näidet kasutades, käis eelnevat kogu ühe maja garantiihaldus e-maili ja telefoni teel. See tekitas olukorrad, kus klient saadab mure, aga tagasisidet ei tule kohe. Sellele järgnes alati küsimus, kas töö saadi kätte ja mis seisus töö on. Kogu lisasuhtlus tekitab juurde tööd ja infomüra.

Hausingut kasutades sisestavad kliendid Hausingusse töö ning kui töö vastu võetakse, läheb süsteemi poolt neile kohe automaatselt esmane tagasiside. Järgmine tagasiside saabub lisaküsimustega ja viimane siis kui töö on tehtud. See vähendab oluliselt erinevate küsimuste hulka ja klient teab mida oodata.

Lisaks toimib tarkvara ka hea suhtlusvahendina oma ettevõttesiseste inimeste vahel. Lisaks halduritele kasutab Hausingut ka raamatupidaja, kes saab vajaliku info tehtud tööde ja esitatavate arvete kohta Hausingust.

Koostööpartner jällegi saab kogu tööpiletiga seonduvat näha oma portaalis, mis vähendab ka nende küsimusi.

„Mida rohkem suunad ühe projekti probleemilahendust tarkvarasse, seda rohkem sa säästad iseennast,“ tõdes Hendrik.

Lõpetuseks ütles Hendrik, et ka nende kliente huvitab, mis haldustarkvara kasutatakse ning seda just seetõttu, et veenduda, et ettevõte on sellele mõelnud ja töötab läbimõeldud süsteemiga.

Kokkuvõtteks

Haldusplussi kogemus kinnitab, et kinnisvarahaldus on palju enamat kui lihtsalt projektide juhtimine – see on pidev tasakaalu leidmine inimeste, protsesside ja ootuste vahel. Kiire kasv ja suurenenud töökoormus tekitasid vajaduse süsteemsema lähenemise järele ning Hausing on osutunud usaldusväärseks lahenduseks.

Vähenenud infomüra ja parem ülevaade töödest aitavad Haldusplussil keskenduda sisulisele haldustööle.

Nagu Hendrik märgib, soovivad kliendid kindlustunnet, et nende kinnisvara on professionaalsetes kätes. Selle saavutamiseks peab haldusettevõte töötama läbimõeldud süsteemiga, mis toetab efektiivset ja läbipaistvat kommunikatsiooni.

Kui soovid samuti Hausingu võimalustega tutvuda, broneeri demo või mine ja proovi ise tasuta Hausingut siin.