Kuidas Hausing aitas Baltikumi suurima ärilinnaku haldustööd automatiseerida? - Ülemiste City [Case Study]

Kasutanud Hausingut: alates 2019. aastast

Kasutavad Hausingus: hooldustööde haldus

Selles kasutajakogemuse loos intervjueerisime Mainor Ülemiste haldustiimi juhti Martin Mäekivi. Martin on Mainor Ülemistes töötanud juba üle kuue aasta ning selle aasta algusest on ta sealse haldusmeeskonna juht. 

Mainor Ülemiste arendab ja haldab Ülemiste Cityt, Baltikumi suurimat ärilinnakut,  kus tegutseb ligi 400innovaatilist ettevõtet. Ülemiste City asub Tallinna Lennujaama vahetus läheduses, endise Dvigateli tehase territooriumil. Nende eesmärgiks on arendada 30 hektaril laiuv Tark Linn regiooni suurimaks teadmistele tuginevaks majanduskeskkonnaks. Juba täna on Ülemiste City tööjõumaksude arvestuses Tallinna ja Tartu järel Eesti kolmas majanduslinn.

Taustast

Kuus aastat tagasi tuli Martin Ülemistesse tööle kolmandaks haldusmeeskonna liikmeks. Töömaht hakkas järk-järgult suurenema, sest linnak üha kasvas ning iga lisanduv hoone tõi meeskonnale juurde märkimisväärselt halduskoormust.

Hausing on olnud algusest peale Ülemiste Citys haldustööde haldamisel tööriistaks, aga algselt oli ta pigem kasutusel majasiselt ja kippus jääma tagaplaanile. Seega hallati tekkinud haldustöid peamiselt kolme erineva vahendiga:

1. E-mailid,
2. Telefonikõned,
3. Märkmikud.

Kuna maht polnud nii suur kui täna, oli Hausing justkui märkmiku eest, kuhu Mainor Ülemiste töötajad endale märkmeid tegid.

Kuna meeskonnas vahetusid inimesed, polnud Hausingul tooteomanikku, kes võtaks platvormi juurutamise tiimisiseselt ja klientidega oma südameasjaks, et see toimima saada. Väike haldustiim suutis efektiivselt kõik tööd olemasolevate vahenditega ära hallata ja karjuvat vajadust muu süsteemi järele veel ei tekkinud.

Vajadus uue süsteemi järele

Võib öelda, et Hausingu aktiivse kasutamiseni viis kaks faasi.

Faas 1.

Esimene märk, et oleks vaja hakata kasutama haldustöödele mõeldud tarkvara, tekkis siis, kui meeskonda jäädi vaid kahekesi ja Ülemiste Citysse oli kerkinud järjest uusi hooneid. Hausingut hakati järjest rohkem oma tööprotsessidega siduma. Aga siiski ei kasutatud platvormi veel täies mahus.

Väike samm lähemale aktiivsele kasutamisele toimus siis, kui lepiti kokku kinnisvarahoolduse partneriga – Grandhausiga, et nüüdsest suunatakse kõik töökäsud neile Hausingust. Olles Ülemiste City usaldusväärne partner, võeti asja tõsiselt ja aidati meeskond kriisist välja.  

“Hausingust sai nüüd üks haldusmees,” selgitas Martin.

Faas 2.

Liituma olid valmis kaks ettevõtet: Mainor Ülemiste ja Technopolis Ülemiste. Haldustiimile sai selgeks, et varsti on töömaht veel suurem ja tuleb teha lõplik otsus, kas minna edasi Hausinguga või valida mõni muu tarkvara. Hakati kaardistama erinevaid programme ja ringiga jõuti ikka Hausinguni tagasi.

"Väga palju on turul keerulisi programme ja ülearuseid vidinaid, aga tarkvara peab lihtsalt oma töö ära tegema," selgitas Martin.

Valituks osutus Hausing just vaba suhtluse tõttu ning usuti, et tulevik on perspektiivikas.  

“Me valime endale partnereid, mitte lihtsalt head tarkvara,” ütles Martin.

Siiani oli Hausingus igakuiselt umbes 150-200 tööpiletit. Esialgu arvati, et maht võib kasvada kuni 400 piletini. Oli ettekujutus, mis võib juhtuma hakata, aga keegi ei suutnud ette näha, milliseks maht tegelikkuses kujuneb. 

Etteruttavalt võib öelda, et tänaseks on tööpiletite maht kasvanud 800 piletini kuus.

Töökäsk või pilet on ülesande või probleemi kirjeldus, mis on vaja ära lahendada. Seda kasutatakse sageli hoolduses, IT-s või klienditeeninduses, et jälgida ja hallata töövoogu. Töökäsk/pilet sisaldab tavaliselt ülesande kirjeldust, vastutajat, tähtaega ja staatust.

Majasisene juurutamine

Ettevõte oli väga suureks kasvanud. Töölauad olid sõna otseses mõtted täis ülesandeid kuni lauanurkadeni. Halduse meilboksis oli kaos, vahepeal jäid asjad lugemata, mõned tööd tehti topelt. Martin rääkis naljatledes, et “Kui ma ükspäev saan juhiks, siis panen selle postkasti kinni”. Jätkuvalt tulid inimesed koridori peal vastu ja rääkisid oma muresid, mis tihedal tööpäeval võivad väga kergelt meelest minna. Seega võttis üle ettevõtte maad uus mantra “Pane töö Hausingusse!”. Kuna harjumuse jõud on suur, siis tuleb mantrat korrata kümneid, kui mitte sadu kordi. Kui alguses sai selle lausega palju nalja, siis tänaseks on kõik mõistnud, et see pingutus tasus end mitmekordselt ära.

Halduse postkast läks kinni. Kasutusele jäi ainult Hausing, kuhu peavad jõudma kõik haldustööd. Igal üürnikul on oma kasutaja, mille kaudu ta saab oma tööd Hausingusse lisada ja seal ka pärast töö protsessi jälgida, lisaküsimusi küsida jne. 

“Juurutamine on võtnud nii partnerite kui üürnikega just meie mahu tõttu aega, aga võib öelda, et täna juba maitseme neid häid vilju, mis sellest on tulnud,”

rääkis Martin uhkusega. 

Võtmetegevus eduka juurutamise õnnestumiseks on see, et ettevõtte ise peab hakkama tarkvara igapäevaselt kasutama ja partnereid ning üürnikke sinna aktiivselt suunama.

Tänane seis

Mainor Ülemiste Hausingusse tuleb igakuiselt keskeltläbi 800 tööpiletit ja maht liigub tõusvas joones.

“Haldusmeeskond pole täna suur, 5 inimest, aga maju on lisandunud palju, seega Hausing on justkui päästerõnas olnud algusest saati,”

selgitas Martin.

Kõigil üürnikel pole veel harjumus töid selliselt teatada, aga ka nemad suunatakse platvormile ja aidatakse kasutama.

Hausingus on kasutaja umbes 600 Ülemiste City üürnikul. Iga ettevõte on enda seast määranud kellegi, kes haldusprobleeme edastab, olgu see siis büroo- või ettevõtte juht. Info, mis Hausingusse jõuab, on üldjoontes selge ja kvaliteetne ning töid lükatakse tagasi väga harva.

Sellise hulga piletite vastu võtmine ja õigetele inimestele suunamine on omakorda eraldi mahukas töö. Üks pilet võib täiesti oma elu hakata elama kõigi oma küsimuste ja tagasisidega. Selle jaoks on eraldi tööl haldusteenuste haldur, kes on n-ö filtriks ja menetleb ära lihtsamad asjad. Lisaks määrab:

• Kas tegu on kiireloomulise tööga või mitte,
  
• Töö kategooria,
  
• Töö eest vastutava partneri. 

“Hausing + hea partner on suurepärane kooslus. Ilma hea partnerita on ta lihtsalt tavaline abivahend, aga peab olema keegi kellele infot liigutada ja kes annaks ka tagasisidet,”

selgitas Martin. 

Maailma parim teenus

Mainor Ülemiste meeskonna eesmärgiks on pakkuda oma üürnikele maailma parimat teenust, mida toetab Hausingu keskkond. Nad lähenevad muredele ja protsessidele alati kliendikeskselt ning mõtlevad uusi lahendusi, kuidas oma teenust täiustada.

Järgmine samm on hakata Hausingu kaudu mõõtma klientide rahulolu. Just selleks, et kooruksid välja erinevad kitsaskohad, mida saab hakata lahendama, et neid enam ei tekiks.

Juba praegune statistika, mis Hausingus tekib, aitab väga selgelt protsesse parandada. Partneritega ollakse alati ausad ja avatud, et teenuse kvaliteet oleks tipptasemel. Tagasiside käib loomulikult mõlemas, nii enda kui partneri, suunas.

Viimased näited, mida on muudetud, et tööde haldamine oles kõigi osapoolte jaoks parem:

1. Kliendil on kohustuslik töö lisamisel sisestada telefoninumber, et temaga saaks vajadusel kiirelt ühendust.
2. Teenusepartner lisab alati kommentaari tehtava töö kohta, mis saadetakse edasi kliendile, et oleks täpne ülevaade mida tehakse, mitte lihtsat üks pilet mis liigub ühest staatusest teise.

“Kui Hausing peaks homme ära kaduma, siis oleks keeruline,” arvas Martin.

Tulevik

Nagu eelnevalt mainitud, on tuleviku eesmärk koguda üürnike rahulolu statistikat, et lahendada tekkinud kitsaskohti. (Lisaks loob Mainor Ülemiste oma üürnikele täiesti eraldiseisva portaali, kuhu on Hausing sisse integreeritud, et kogu info jõuaks klientideni läbi ühe platvormi.)

Kuna jooksvate haldustööde pool juba edukalt toimib, siis järgmine eesmärk on Hausingusse tuua ka kõik regulaarsed hooldustööd, mis on seotud erinevate seadmetega. Igale seadmele saab määrata/lisada:

• Tehtavad tööd, nt ventilatsiooniseadme puhul filtrite ja seadme puhtuse kontroll.
  
• Tööde tegemise sageduse.
  
• Tööde teostaja.
  
• Hooldusjuhised.
  
• Kasutusjuhendi.
  

Kokkuvõte

Tänaseks täidab Hausing Ülemiste Citys mitme haldusmehe rolli. Terve meeskond usub Hausingusse ja selle väärtuses ei kahtle keegi. Aastaid tagasi, kui töömaht oli väiksem, jäi Hausing pigem tagaplaanile ja saadi ise hakkama. Järjepidev juurutamine üürnike ja partnerite seas on end ära tasunud ja kõik haldusmured on tänaseks ühes kohas. Töömaht on mitmekordistunud ja enam märkmike ning e-mailidega haldusmuresid ära ei lahenda.

Mainor Ülemiste tahab pakkuda oma klientidele parimat teenust maailmas ja selle nimel tehakse aktiivselt tööd. Hea kvaliteedi tagab alati aus ja otsekohene tagasiside kolme osapoole vahel – partnerid, üürnikud ja ettevõte ise.

Kui seisad silmitsi sarnaste probleemidega või vajad samuti lahendust töökäskude kiiremaks haldamiseks, siis võta meiega ühendust kas info@hausing.ee või broneeri demo.