Kuidas koostada põhjalik regulaarsete hooldustööde plaan?

Samm 1. Tee nimekiri oma objektidest ja ruumidest. 

Tee nimekiri oma kõigist objektidest ja otsusta, kui põhjalik sa soovid olla ruumide osas. On kolm valikut:

1. Tee nimekiri ainult oma objektidest,
2. Tee nimekiri objektidest, aga jaota see omakorda korrusteks või majaosadeks,
3. Tee nimekiri kõigist renditavatest ja üldkasutatavatest ruumidest.

Esimene variant on kindlasti kõige kiirem, aga pole niivõrd detailne. Kolmas variant võib võtta aega, aga pikemas perspektiivis annab sulle palju detailsema ülevaate ja süvaanalüüsi võimekuse. Kui kasutad kinnisvarahaldustarkvara, siis saad kõik ennetava hoolduse tööülesanded siduda õigete ruumidega ja seejärel inimene, kes peab selle töö teostama, teab väga täpselt mis ruumiga hooldus on seotud või kus mingi seade asub.  

Samm 2. Seadmed. 

Nüüd, kui oled üles märkinud kõik oma objektid (ja ruumid), on aeg vaadata mis seadmed vajavad regulaarseid hooldusi. Need võivad olla näiteks:

• kütteseadmed,  

• ventilatsioon,  

• elektrisüsteemid,  

• liftid ja eskalaatorid,  

• andurid jne.

Nüüd kui kõik seadmed on õigete hoonete alla pandud, mõtle nende hooldussagedusele. Tavaliselt varieerub hooldussagedus nädalase ja aastase kontrolli vahel. Sa võid kasutusjuhendeid kasutada, et leida õiged sagedused aga mõnikord tead juba oma kogemusest, et mõni vanem seade võib vajada palju tihedamaid hooldustegevusi kui kasutusjuhendis määratud.  

Oleneb mis süsteemi sa kasutad, aga on mõistlik siduda kasutusjuhendid seadmetega ehk kui sul on neid vaja, siis on nad kõik ühes kohas ja lihtsalt leitavad. See teeb sinu elu lihtsamaks ja vähendab stressi, mis tuleneb asjade erinevatest kanalitest otsimisega.  

Kui hooldussagedused on määratud, siis saad paika panna tegevused mis tuleb iga seadmega ära teha. Näiteks ventilatsioonisüsteem vajab tõenäoliselt filtrite vahetust, puhastust ja visuaalset kontrolli.

Samm 3. Tegevused väljaspool seadmeid.  

Samm 4. Kes kõik hooldused teeb?  

Tavaliselt on kaks valikut:  

1. Sinu ettevõtte majasisesed töötajad ehk inimesed, kes töötavad sinuga samas ettevõttes. 
2. Inimesed, kes töötavad teises ettevõttes ja kellelt pead teenuse sisse ostma.

Tee põhjalik nimekiri kõigist inimestest, kes vastutavad erinevate hooldustööde eest. Siin on üks näide, kuidas panna kirja info alltöövõtjate kohta:

Ettevõte

Peamine kontakt

Kontaktisikud

Tegevusala

Millistes teie hoonetes teenust pakuvad?

Muidugi mida rohkem on andmeid, seda paremad on ka sinu otsused. Näiteks kui kasutad kahe ettevõtte teenuseid, kes teostavad elektritöid ja nad on mõlemad võrdselt head oma töös, aga üks neist maksab palju rohkem. Kui oled selle info endale ühte kohta kokku kogunud, siis on hea võrrelda erinevaid ettevõtteid omavahel.  

Tabelile võib näiteks lisada veel:  

• Hinnad – kas neil on tunnihind või fikseeritud tasu töö kohta?  

• Kas sul on nendega sõlmitud leping ja kas seda on üldse tarvis?  

• Lepingu algus- ja lõpukuupäev.

• Eelmised tehtud tööd ja nende kvaliteet.

Samm 4. Loo süsteem.  

Nüüd, kui sul on kõik olulised andmed kokku kogutud on aeg luua neist süsteem, kalender, graafik – kuidas iganes soovid seda nimetada. Määra igale tööle teostaja ja säti kõik tegevused organiseeritult ja loogiliselt, näiteks kalendervaatesse.

Miks kasutada kinnisvarahaldustarkvara, et luua ennetava hoolduse plaan:  

• Lihtne kalendri loomine - kõik tehakse ära automaatselt, ei ole tarvis leiutada nullist endale süsteemi.

• Saad lisada kõik oma hooned, ruumid, seadmed, kontaktid ühte kindlasse kohta ja näha infot reaalajas ning anda ligipääsu ka oma kolleegidele.  

• Sul on põhjalik ülevaade kas tööülesanded on täidetud. Alltöövõtjad saavad kasutada sama süsteemi ja ei pea sulle eraldi teada andma oma tegevustest mõnes muus kanalis.  

• Saad töid lihtsalt suunata erinevatele inimestele, pole tarvis kirjutada sadu e-maile.

Samm 5. Naudi tehtud tööd :)

Kokkuvõtteks