Manuaalsest automaatseks: Tulevara edulugu Hausingu kinnisvarahaldustarkvaraga

Kasutanud Hausingut: rohkem kui aasta
Kasutavad Hausingus: üürilepingute haldus, kõrvalkulude jagamine, tööde haldus
Kasutasid enne: Excel

Tulevarast

Tulevara on Eesti juhtiv innovaatiliste ärikinnisvara lahenduste pakkuja. Nende missiooniks on luua igale ettevõttele „kodu“, kuna nad usuvad, et funktsionaalsed rendipinnad peaksid toetama nii üürniku kui ka üürileandja äritegevust ja spetsiifilisi vajadusi. Tulevara hallata on Eestis üle 60 000 ruutmeetrine portfell, mis jätkab kasvamist.

Tulevara juhatuse liige Markus Jugala jagab mõtteid nende otsusest võtta kasutusele digitaalne kinnisvarahaldustööriist.

Väljakutse

2023. aastal alustas Tulevara meeskond uue kinnisvarahaldusraamistiku väljatöötamist ja rakendamist. Kuna nende portfell on suur, üle 60 000 m2, siis taipasid nad üsna kiirelt, et efektiivseks kinnisvarahalduseks on tarvis head ja toimivat süsteemi. Nad otsisid kõik-ühes platvormi, kus saaks hallata nii kiireloomulisi, kui ka rutiinsed töid ning hoida silm peal üürilepingutel ja arvetel.

Et hakata tasapisi oma eesmärkide suunas liikuma, tuli esimesena välja valida kinnisvarahaldustarkvara. 

Markuse sõnul ta siiani usub ka Microsofti toodetesse ja teatud protsesside jälgimiseks kasutavad nad Excelit. Samas otsib ta pidevalt uusi võimalusi, kuidas võtta kasutusele spetsialiseeritud tarkvara, et muuta protsesse oma ettevõttes loogilisemaks.

Kinnisvarahalduses on omad nüansid, seega on portfelli halduseks vajalik ka kinnisvarale keskendunud tarkvara, jagas oma mõtteid Markus.

Lahendus

Peale erinevate valikute kaalumist, otsustati kinnsvarahaldustarkvaraks valida Hausing.

Hausingul oli kõige rohkem funktsioone, mida me soovisime, ilma et oleks pidanud tegelema lisaarenduste tellimisega, selgitas Markus.

Hausing on parandanud nende protsesside haldamist, võimaldades viia administratiivsed ülesanded digitaalsesse töökäskude haldamise süsteemi. Lisaks saab hallata tõhusalt kõiki üürilepinguid ja nendega seotud arveldust portfelli digitaalses koopias.

Tulevara ja Hausingu koostöö ei lõppenud peale onboardingut ja portfoolio digitaliseerimist. Selleks, et automatiseerida järgmised protsessid, töötasid Tulevara meeskond ja Hausingu arendusmeeskond selle nimel, et arendada IoT süsteem kaugloetavate arvestite näitude saamiseks Hausingusse. 

Asjade internet ehk IoT süsteem on interneti kaudu seotud asjade/seadmete võrk, kus need kasutaja ja üksteisega teavet jagavad ja vahetavad ning koos teatud ülesandeid täidavad.

Tulevara meeskonna avatus uutele lahendustele ja tähelepanu pööramine detailidele on muljetavaldav ja on olnud ka meie meeskonnale inspireerivaks jõuks, ütles Hausingu CGO Henry.

Nad soovisid, et nende majade arvestite näidud jõuaksid automaatselt Hausingusse, et vähendada töökoormust ja manuaalseid tegevusi. 2024. aasta kevadel valmis Hausingu liidestus Calidityga, seega suur osa eelnevalt käsitsi tehtud tööst on nüüdseks kadunud. 

Kokkuvõte