Õlletootmise kõrval ka kinnisvarahaldus? Hausing teeb Saku Õlletehase tööprotsessid süsteemsemaks.

Kasutanud Hausingut: 2+ aastat

Kasutatakse Hausingus: Tööde haldus ja hoolduspäevik

Enne oli kasutusel: Excel

Saku Õlletehasest

Saku Õlletehas on kujunenud Eesti joogitööstuse lipulaevaks, olles viimastel aastakümnetel osaks Eesti elust ja edust. Õlletehas kuulub rahvusvahelisse Carlsberg gruppi.

Intervjueerisime Saku Õlletehase haldusjuhti Aigor Helmi, kes on seal töötanud juba viimased 5 aastat. Kindlasti tekib küsimus, kuidas puutub kinnisvara haldamine õlletootmisesse? Vastus on lihtne, ka õlletehase hooned vajavad hooldust ja tähelepanu, nagu klassikalised äripinnad.

Aigor vastutab hoonete korrashoiu, tuleohutuse, jäätmekäitluse, turvateenistuse ja koristamise korraldamise eest. Vestlesime temaga sellest, kuidas ta Hausinguni jõudis ja mis muutus peale Hausingu kasutuselevõttu.

Enne Hausingut

Kui võrrelda viie aasta tagust aega ja tänast päeva, siis tööde maht on olnud stabiilne, sest kompleksi lihtsalt ei anna enam hooneid juurde ehitada.

Enne Hausingut käis kogu jooksev kinnisvarahaldus läbi Exceli. Info liikus klassikaliselt ja kasutati:

• E-kirju,
• Telefonikõnesid,
• Nõupidamisi,
• Süsteemisiseseid muid programme,
• Suuline infoedastus koridoris ehk „Aigor, siin tilgub!“.

Takistused Exceli kasutamisel ja süsteemi vahetuse mõte

Süsteemi muutmise mõte tuli sellest, et Excel kasvas liiga suureks. Selleks, et endale oluline info leida, tuli orienteeruda erinevate vahelehtede vahel ja aru saada kust mis info kokku tuleb. Olgugi, et konkreetset Excelit haldas vaid üks inimene, muutus see aastatega pigem koormavaks kui efektiivseks tööriistaks.

Esmalt hakkas Aigor ise uut ja paremat lahendust otsima. Tuli aru saada, mis on tema täpsed ootused ja vajadused uuele tarkvarale. Lisaks tuli aru saada, kuidas olemasolevaid süsteeme uue tarkvaraga liita.

„Otsisin enda jaoks midagi, mis annaks haldustöödest tervikliku pildi,“ selgitas Aigor.

Lisaks mõtiskles Aigor, et kui vallata kõrgtasemel Excelit, siis ilmselt saaks ka ise endale väga võimeka süsteemi ehitada, aga reaalsus on see, et tavakasutaja seda ei tee.  

Enne Hausinguni jõudmist vaadati ka teisi tarkvarasid nagu Scoro või Pipedrive, millega oli Aigor ka varasemalt kokku puutunud. Sealt tekkis nägemus, et midagi sarnast oleks vaja ka kinnisvarahalduses kasutada.

Peale Hausingu tutvustust hakkas Aigor iseseisvalt programmi uurima ja mõtlema, kuidas see oleks kõige mõistlikum üles seada.

Positiivsed muutused

Hausingu kasutamisega on tekkinud nii mõnedki positiivsed muutused oma töö korralduses:

• Hausingus on Excelist parem ülevaade töödest ja nende staatustest. Lisaks on staatuste muutmine ja tööde liigutamine paremini hallatav.
• Hausingus saab teistele kolleegidele teha juurdepääsu, aga sealjuures piirata paremini seda, kes ja mida muuta saab. Excelis oli pidev oht, et keegi kustutab midagi kogemata ära või teeb mõne lahtri tühjaks.
• Nagu eelnevas punktis mainitud, ei saa keegi kogemata asju kustutada ehk suurenenud on andmete turvalisus.

„Hausing säästab umbes tunni iga päev,“ arvas Aigor.

Juurutusprotsess polnud Aigori sõnul keeruline, sest programm on oma olemuselt lihtne. Elu tegi kindlasti lihtsamaks Hausingu töötajate abi andmete importimisel.

Arutasime ka selle üle, et üks tarkvara ei saa mitte kunagi valmis. Aigorile on Hausingu puhul meeldinud pidev areng ja see, et paljud tema soovitud arendused on ka ellu viidud.

Lõpetuseks küsisime, kas Aigor on Hausinguga rahul?

„Kui toode poleks see, mis mulle meeldib ja mida ma ootasin, siis ma seda ei kasutaks,“ ütles Aigor.

Kokkuvõtteks