Čo je SINGU a na čo slúži? 

SINGU je cloudová CAFM a CMMS platforma, vyvinutá krakovskou spoločnosťou Velis Real Estate Tech. Slúži na facility management, správu nehnuteľností a majetku v sektore komerčných a priemyselných nehnuteľností a spája prevádzku údržby s dátami z IoT senzorov, ESG reportingom a analytikou. 

Platforma je modulárna. Pracovné príkazy, údaje o zariadeniach, preventívne úlohy, audity a koordinácia dodávateľov sú súčasťou základného systému. Singu Tenant App je samostatný produkt, ktorý slúži na komunikáciu s nájomcami, zdieľanie dokumentácie budovy, oznamy, prieskumy, hlásenie porúch a predbežnú registráciu návštev. 

Velis uvádza, že platformu používa vyše 400 zákazníkov v 34 krajinách. Z toho, ako je produkt navrhnutý, je jasné, pre koho je primárne určený: veľké portfóliá, profesionálne FM tímy a vlastníci, ktorí potrebujú udržiavať jednotné procesy naprieč veľkým množstvom lokalít. 

V tomto zameraní spočíva silná stránka riešenia. Zároveň je to ale dôvod, prečo stredne veľkému vlastníkovi môže platforma pripadať až príliš rozsiahla vzhľadom na problémy, ktoré potrebuje riešiť. 

Prečo správcovia nehnuteľností hľadajú alternatívu k SINGU? 

Hľadanie alternatív k tomuto riešeniu väčšinou vysvetľujú štyri dôvody. 

Nesúlad vo veľkosti a rozsahu. Podnikový CAFM počíta s profesionálnym útvarom facility managementu s jasne rozdelenými rolami. Trojčlenný tím, ktorý spravuje pätnásť budov, takú štruktúru nemá, no náročnosť konfigurácie systému s ňou počíta. 

Nájmy a fakturácia nie sú spravované na tom istom mieste. SINGU je postavený okolo prevádzky budov. Ak vás každý mesiac brzdí hlavne rozúčtovanie energií a fakturácia nájomcom, aj tak budete potrebovať druhý systém. A zosúlaďovanie dát medzi nimi sa stane ďalšou administratívnou agendou. 

Aplikácia pre nájomcov je samostatný produkt. Ak ju chcete využívať, znamená to nutnosť dokúpiť druhú licenciu a samostatný proces zavedenia. 

Obchodné podmienky. Podnikové platformy často znamenajú aj podnikové zmluvy. 

Nesúlad v mierke neznamená neúspešné zavedenie. Znamená zavedenie, ktoré bude využívané len spolovice: kvalitné reporty z lokalít, ktoré boli správne nakonfigurované, a všetko ostatné stále beží cez e-mail. 

Čo porovnávať pri výbere alternatívy k SINGU? 

Porovnajte päť vecí, ktoré rozhodnú o tom, či budete systém aj o pol roka reálne používať na evidenciu svojich údajov. Prístup pre dodávateľov. Dokáže externý dodávateľ obdržať pracovný príkaz, prijať ho a dokončiť ho bez toho, aby si musel vytvoriť účet? Správu dodávateľov sľubuje každý systém. Požiadajte, aby vám ukázali obrazovku, ktorú vidí dodávateľ. 

Rozsah systému. Je platforma zameraná výhradne na prevádzku budov, alebo pokrýva aj nájmy, servisné zmluvy, výpočet a fakturáciu energií? Každý prechod medzi systémami znamená ďalšie manuálne zosúlaďovanie údajov. 

Komunikácia s nájomcami. Je súčasťou systému, alebo ide o samostatnú licenciu? 

Náročnosť konfigurácie pred spustením. Čo všetko treba zadefinovať, kým zapíšete prvý skutočný pracovný príkaz? 

Veľkosť portfólia. Systémy navrhnuté pre 500 budov a systémy navrhnuté pre 15 sa správajú úplne inak a ani jeden z nich nemusí byť ľahké prispôsobiť potrebám toho druhého typu portfólia. 

Aké sú hlavné alternatívy k SINGU? 

Medzi hlavné alternatívy k SINGU patrí šesť riešení: Hausing, Chastia, FaMa+, pit-FM, Planon / Archibus a Yardi / MRI. Líšia sa najmä tým, na akú veľkosť portfólia a aký rozsah práce sú stavané. 

Hausing 

Určené pre: vlastníkov, prevádzkovateľov a správcovské spoločnosti komerčných nehnuteľností, ktoré spravujú zhruba 5 až 100 budov s malým interným tímom. 

Hausing je estónska cloudová platforma na správu komerčných nehnuteľností, ktorá pôsobí na trhu od roku 2019. Pokrýva pracovné príkazy a údržbu, plánovanie preventívnej údržby, kontroly, správu nájomných zmlúv a zmlúv o poskytovaní služieb, výpočet a fakturáciu energií, CRM, analytiku portfólia, portál pre nájomcov a prepojenie s účtovnými systémami. Spolupracuje s viac ako 100 firmami v Pobaltí, mesačne spracuje faktúry za približne 6,15 mil. € a doteraz v ňom bolo vytvorených viac ako 104 000 pracovných príkazov. 

Hlavný praktický rozdiel spočíva v rozsahu funkcií systému. Údržbu, nájmy aj fakturáciu energií má Hausing integrované v jednej platforme, nie v dvoch. Práve kvôli tomu si Hausing vybrala spoločnosť Tulevara, ktorá v Estónsku spravuje viac ako 60 000 m² komerčných priestorov. Člen predstavenstva Markus Jugala to zhrnul jednoducho: „Hausing mal najviac funkcií, ktoré sme chceli, a nevyžadoval rozsiahly dodatočný vývoj.“ Svoje riešenie neskôr doplnili o automatické odpočty meračov prostredníctvom integrácie so systémom Calidity. Prečítajte si prípadovú štúdiu Tulevara (v angličtine).prípadovú štúdiu Tulevara 

Druhý rozdiel spočíva v tom, že Hausing funguje aj v malom rozsahu. Britská charitatívna organizácia Windhorse Trust spravuje 15 nehnuteľností s dvojčlenným tímom, zaevidovala vyše 400 pracovných príkazov a dosahuje 90 až 95 % mieru ich dokončenia. Ich manažér údržby Tejasiddhi vysvetľuje, prečo sa systém ujal: „Je príjemné mať všetko na jednom mieste a nebehať medzi tabuľkou, dokumentom a e-mailom.“ Prečítajte si prípadovú štúdiu Windhorse Trust (v angličtine).prípadovú štúdiu Windhorse Trust 

Kde má Hausing limity: neponúka tak dôkladný ESG reporting ani správu IoT senzorov ako SINGU a neponúka ani pasportizáciu založenú na CAD alebo GIS výkresoch. Pre portfólio nad približne 200 budov s formálnou povinnosťou ESG reportingu by teda bola vhodnejším riešením podniková CAFM platforma. 

Chastia 

Určené pre: technicky náročné objekty, energeticky náročný majetok a slovenské organizácie, ktoré preferujú domáceho dodávateľa. 

Chastia FM je slovenský modulárny CAFM, CIFM a GIS systém zameraný na evidenciu, prevádzku, údržbu a sledovanie nákladov na majetok. Výkresy sú uložené priamo v databáze, takže viete vyhľadať všetky výkresy, na ktorých je konkrétna plocha alebo zariadenie. Energetické moduly pokrývajú evidenciu spotreby, rozpočtovanie energií a služieb a rozúčtovanie nákladov. Produktový rad dopĺňa Chastia ONE na helpdesk a Chastia IoT na zber dát. 

V porovnaní so SINGU ponúka namiesto výhod primárne cloudového riešenia komplexnejšie spracovanie grafickej evidencie a energetického manažmentu. K tomu ponúka slovenský implementačný tím v Poprade, Košiciach a Bratislave. 

FaMa+ 

Určené pre: verejné inštitúcie a organizácie s veľmi rozsiahlou evidenciou majetku. 

FaMa+ od českej spoločnosti Tesco SW spája CAFM so správou životného cyklu majetku a prepája ekonomické, technické a právne aspekty. Obsahuje modul pre technické pasportovanie s možnosťou plánovania povinných úkonov, modul nájomných vzťahov pre celý proces prenájmu aj voľné priestory a mobilnú aplikáciu Rudy pre technikov v teréne, ktorá funguje aj offline a podporuje hlasové zadávanie či QR kódy. 

pit-FM 

Určené pre: organizácie, ktorým kalendár údržby určujú zákonné kontroly a revízie. 

pit-FM od spoločnosti pit Software pokrýva pasportizáciu areálov, budov, priestorov a technických zariadení budov, správu príkazov a úloh, správu zmlúv a CRM. Má systém upozornení na blížiace sa termíny a obojsmerné prepojenie s nástrojmi CAD a GIS. 

Planon a Archibus 

Určené pre: medzinárodné tímy zamerané na správu firemných nehnuteľností a pracovísk. 

Medzinárodné IWMS riešenia pokrývajú pracoviská, priestory, portfólio aj údržbu v širšom rozsahu než ktorýkoľvek regionálny dodávateľ. Zároveň sú najnáročnejšie a najdrahšie na zavedenie a pre portfólio koncentrované v rámci jednej krajiny sú zvyčajne zbytočne rozsiahle. 

Yardi a MRI 

Určené pre: inštitucionálnych investorov, ktorí potrebujú účtovníctvo a reporting na úrovni fondu. 

Ide predovšetkým o platformy na správu nehnuteľností a investícií, správa prevádzky budov má v nich druhoradú úlohu. Ak pripravujete reporty najmä pre investorov, a nie pre nájomcov a dodávateľov, riešite iný problém než na aký je zameraný SINGU. Nie sú priamou náhradou za CAFM systém. 

Kedy je SINGU stále tou správnou voľbou? 

SINGU je lepším riešením v troch situáciách. 

Keď spravujete veľké portfólio vo viacerých krajinách. Ak je vaším hlavným problémom udržiavať jednotné postupy naprieč desiatkami či stovkami lokalít, podniková CAFM platforma je stavaná presne na to. Jednoduchšie nástroje to nezvládnu. 

Keď je ESG reporting povinnosť, nielen ambícia. ESG a IoT funkcie SINGU sú rozsiahlejšie ako u regionálnych alternatív. 

Keď máte profesionálny interný FM tím. Ak máte jasne rozdelené roly a kapacitu na dôkladnú konfiguráciu systému, z takto komplexnej platformy vyťažíte viac než z jednoduchšej. 

Ako si otestovať užší výber riešení aj bez polročného výberového konania? 

Otestujte jednu budovu a jeden proces vo všetkých systémoch z užšieho výberu a dajte rovnakú váhu pohľadu dodávateľa ako pohľadu správcu. 

Osvedčený postup: 

Vyberte svoju najproblematickejšiu budovu a typ pracovného príkazu, ktorý sa opakuje najčastejšie. 

Požiadajte každého dodávateľa softvéru, aby vám presne tento príkaz ukázal od začiatku do konca, vrátane toho, čo vidí dodávateľ a čo nájomca. 

Pri dvoch najsilnejších kandidátoch prejdite jeden proces z mesačnej uzávierky, ideálne rozúčtovanie energií alebo kontrolu s podpísaným protokolom. 

Opýtajte sa jedného dodávateľa a jedného nájomcu, s ktorým systémom sa im pracovalo lepšie. 

Štvrtý krok väčšina tímov vynechá, a pritom práve ten dokáže najlepšie predpovedať, či sa systém ujme. V MyFitness, najväčšej sieti fitness centier v celom Pobaltí, boli niektorí partneri spočiatku skeptickí, rýchlo ale zmenili názor. Administratívny špecialista Clen Kink to opísal takto: „Keď sa do toho ľudia na chvíľu pozrú, každý zistí, že na Hausingu nie je nič zložité.“ Prečítajte si prípadovú štúdiu MyFitness (v angličtine). 

Časté otázky 

Aká je najlepšia alternatíva k SINGU? 

Odpoveď na túto otázku závisí od veľkosti portfólia a rozsahu práce. Pre vlastníkov s približne 5 až 100 budovami, ktorí potrebujú zároveň spravovať aj nájmy a fakturáciu energií, je najvhodnejšou voľbou Hausing. Pre technicky či energeticky náročné objekty na Slovensku ponúka Chastia grafickú pasportizáciu a rozúčtovanie energií, ktorým sa SINGU na lokálnom trhu nevyrovná. Pre globálnu správu firemných nehnuteľností je vhodnou alternatívou Planon alebo Archibus. 

Je SINGU určený len pre veľké portfóliá? 

Nie výlučne, no platforma je navrhnutá podľa podnikovej praxe facility managementu vrátane IoT a ESG reportingu. Menší vlastníci často zistia, že náročnosť nastavenia je neúmerná problému, ktorý sa snažia vyriešiť. 

Musí alternatíva k SINGU zahŕňať správu nájmov? 

Len ak sú nájmy a fakturácia energií súčasťou vašej mesačnej agendy. Ak ich spravujete v tom istom systéme ako údržbu, odpadne vám jeden krok pri zosúlaďovaní údajov. Priemyselný holding BLRT, ktorý spravuje viac ako 15 000 m² objektov, predtým trávil každý mesiac celý týždeň faktúrami a rozúčtovaním energií v Exceli. Prečítajte si prípadovú štúdiu BLRT (v angličtine).prípadovú štúdiu BLRT 

Budú naši dodávatelia nový systém naozaj používať? 

Budú, ak od nich nebudete chcieť, aby si zakladali účet. V Hausingu dostane dodávateľ zákazku e-mailom s odkazom na zjednodušený náhľad, kde vidí úlohu, pridá komentár, nahrá fotky a označí ju ako hotovú, bez toho, aby sa musel prihlasovať. Rovnaký princíp platí pri akejkoľvek platforme: skôr než si niečo kúpite, zistite, koľko námahy bude systém stáť dodávateľov. 

Čo sa stane, keď odíde človek, ktorý má na starosti správu nehnuteľností? 

Práve toto riziko má spoločný systém odstrániť. Tallinnská správcovská spoločnosť VAU Haldus opisuje výhody, ktoré jej priniesla centralizácia: celá história, každodenná agenda aj celkový stav každej budovy sú v jednom prehľadnom systéme, takže neprítomnosť jedného správcu neznamená, že budova zostane bez dozoru. Prečítajte si prípadovú štúdiu VAU Haldus (v angličtine). 

Dokáže softvér na správu budov pomôcť developerom pri reklamáciách? 

Môže, no väčšina CAFM platforiem na to stavaná nie je. Estónsky developer Kaamos Ehitus presunul správu reklamácií v záručnej lehote z roztrúsených tabuliek a zdieľanej e-mailovej schránky do jedného systému. Prácu, na ktorú predtým potreboval troch projektových manažérov s Excelom, dnes zvládnu dvaja. Prečítajte si prípadovú štúdiu Kaamos Ehitus (v angličtine).prípadovú štúdiu Kaamos Ehitus 

Chcete si vyskúšať, ako to funguje na jednej z vašich budov? 

Ak máte pracovné príkazy roztrúsené po rôznych e-mailoch a rozúčtovanie energií máte stále v tabuľke, ktorej rozumie jediný človek, začnite jednou budovou a uvidíte, koľko administratívy vám to ušetrí. 

Vyskúšajte Hausing zadarmo a nastavte svoju prvú budovu už tento týždeň. 

Použité zdroje: 

• singu.com, velistech.com a verejné materiály spoločnosti Velis Real Estate Tech 

• profily SINGU FM na Capterra a Google Play (popisy modulov a funkcií) 

• produktové stránky a stránky riešení na chastia.com; firemný profil na profesia.sk 

• famaplus.cz a tescosw.cz 

• pitsoftware.cz 

• prípadové štúdie Hausing, odkazy priamo v texte