Čo je Chastia a pre koho je určená? 

Chastia je slovenská softvérová spoločnosť, ktorá vyvíja Chastia FM - modulárny CAFM systém slúžiaci na evidenciu, prevádzku, údržbu a sledovanie nákladov budov. Firmu založila rodina Stanekovcov, sídli v Poprade a ďalšie pobočky má v Košiciach, Bratislave a Prahe. 

Produktový rad tvoria tri časti: Chastia FM ako hlavný systém zameraný na správu majetku a údržbu, Chastia ONE, ktorá spracováva helpdesk a neplánované požiadavky na údržbu a Chastia IoT, ktorej úlohou je automatický zber dát. Systém je dôsledne modulárny, takže každý zákazník dostane len tie moduly, ktoré si objedná. 

Čím sa Chastia najviac odlišuje, je práca s grafikou. Výkresy a grafické prvky sú uložené priamo v databáze, takže vždy viete dohľadať všetky výkresy, na ktorých je konkrétna miestnosť, plocha alebo zariadenie. Preto Chastia prirodzene vyhovuje hlavne organizáciám s podrobnou technickou dokumentáciou, ktorú je potrebné udržiavať po celé desaťročia. 

Druhou silnou stránkou tohto riešenia je energetika. Evidencia spotreby, nastavovanie rozpočtov pre energie a služby, rozúčtovanie nákladov a ich fakturácia sú integrálnou súčasťou produktu. Preto sa s Chastiou často stretnete u dodávateľov tepla, samospráv, priemyselných prevádzok a externých poskytovateľov facility managementu. 

Prečo slovenské tímy hľadajú alternatívu k Chastii? 

Ukazuje sa, že väčšina tímov nie je nespokojná s funkciami systému Chastia. Problémom je skôr to, či systém vyhovuje ich konkrétnej situácii, rozsahu a tempu. 

Opakovane sa objavujú tri dôvody: 

1. Ako rýchlo to začne prinášať výsledky. Zavedenie modulárneho CAFM s pasportizáciou, výkresmi a migráciou dát je projekt. Tímy, ktoré potrebujú výsledky ešte tento kvartál, chcú mať systém v prevádzke do pár týždňov, nie až po kompletnom zbere dát. 

2. Rozsah práce. Ak vás každý deň trápia hlavne pracovné príkazy zapadnuté v e-mailoch, dodávatelia, ktorých treba neustále naháňať, a mesačné rozúčtovanie energií, ktoré vám zaberie celý týždeň, grafická evidencia majetku vám s tým jednoducho nepomôže. 

3. Veľkosť tímu. Dvoj- či trojčlenný tím, ktorý spravuje zopár budov, často nemá kapacitu na to, čo si plnohodnotné zavedenie CAFM vyžaduje zvnútra firmy - bez ohľadu na to, aký dobrý je samotný softvér. 

Ak sa rozhodujete len na základe funkcií, výsledok je predvídateľný. Technicky výborne zvládnuté systémy, ktoré je ale náročné naplniť dátami, sa nakoniec využívajú iba čiastočne. Pasport je kompletný, register pracovných príkazov je prázdny a skutočná koordinácia stále prebieha po telefóne. 

Čo by ste si mali porovnať pri výbere alternatívy k systému Chastia? 

Porovnávajte procesy, pri ktorých vám vzniká najviac administratívy, nie zoznam modulov. V praxi tieto systémy od seba odlišuje päť kritérií. 

Prístup pre dodávateľov. Môže externý dodávateľ dostať zákazku, prijať ju a uzavrieť bez toho, aby si zakladal účet alebo sa učil ovládať nový systém? Práve toto je krok, v ktorom zavádzanie FM softvéru najčastejšie zlyháva, pretože úspešnosť závisí od ľudí mimo vašej organizácie. 

Rozúčtovanie energií a fakturácia. Je rozúčtovanie nákladov a fakturácia nájomcom priamo súčasťou platformy, alebo ide o samostatný modul či úplne iný systém? 

Čas potrebný na spustenie v prvom objekte. Ako dlho trvá od podpisu zmluvy, kým je jedna budova naplno v prevádzke a v systéme sú skutočné pracovné príkazy? 

Nasadenie a dátový model. Cloud alebo vlastný server a koľko dát treba pripraviť ešte pred zavedením? Prístup Chastie počíta s dôkladnou technickou dokumentáciou. Nie každý vlastník ju má. 

Kto všetko bude systém používať. Vlastníci, interní správcovia, účtovníci, dodávatelia aj nájomcovia pracujú s tými istými záznamami. Ak ktorákoľvek z týchto skupín prestane systém používať, dáta prestanú byť spoľahlivé. 

Aké sú hlavné alternatívy k Chastii na Slovensku a v strednej Európe? 

Hausing 

Určené pre: vlastníkov, prevádzkovateľov a správcovské spoločnosti komerčných nehnuteľností, ktorí chcú mať údržbu, nájmy a fakturáciu energií v jednej spoločnej platforme. 

Hausing je estónska cloudová platforma zameraná na správu komerčných nehnuteľností, ktorá pôsobí na trhu od roku 2019. Pokrýva pracovné príkazy, plánovanie preventívnej údržby, kontroly, správu nájomných zmlúv a zmlúv o poskytovaní služieb, výpočet a fakturáciu energií, CRM, analytiku portfólia, portál pre nájomcov a prepojenie s účtovnými systémami. Systém spolupracuje s viac ako 100 firmami v Pobaltí, mesačne spracuje faktúry za približne 6,15 mil. € a doteraz v ňom bolo vytvorených viac ako 104 000 pracovných príkazov. 

Najväčší rozdiel oproti Chastii spočíva v spolupráci s dodávateľmi. Dodávateľ si nemusí vytvoriť vlastný účet. Dostane odkaz, uvidí pracovný príkaz, pridá komentár a fotky a označí ho ako dokončený. Vlastník aj nájomca vidia zmenu v tej istej chvíli. 

MyFitness je najväčšia sieť fitness centier v Pobaltí. Ich administratívny špecialista, ktorý má na starosti 19 prevádzok, opísal, akú zmenu to znamenalo pre externých partnerov: „Pre partnerov bez používateľského účtu je to oveľa jednoduchšie. Nikam sa nemusia prihlasovať, môžu to rovno začať používať.“ Prečítajte si prípadovú štúdiu MyFitness (v angličtine). 

Druhým rozdielom je fakturácia. Rozúčtovanie energií a fakturácia nájomcom sú integrálnou súčasťou systému a netvoria samostatný modul. Priemyselný holding BLRT spravuje viac ako 15 000 m² nehnuteľností, okrem iného v tallinnskej štvrti Noblessner. Excel prestali používať, keď zistili, že im mesačná fakturácia a rozúčtovanie energií každý mesiac zabrala celý týždeň. Prečítajte si prípadovú štúdiu BLRT (v angličtine). 

Kde má Hausing limity: neponúka pasportizáciu založenú na CAD alebo GIS výkresoch, na ktorej je postavená Chastia, a nejde tak do hĺbky čo sa týka energetického manažmentu. Ak potrebujete predovšetkým grafický technický pasport naviazaný na výkresy, Chastia pre vás pravdepodobne predstavuje vhodnejšie riešenie. 

SINGU FM 

Určené pre: veľké portfóliá vo viacerých krajinách, kde je hlavným problémom zjednotenie procesov naprieč lokalitami. 

SINGU vyvíja krakovská spoločnosť Velis Real Estate Tech. Je to cloudová CAFM a CMMS platforma zameraná na facility management, údržbu a ESG s integráciou IoT a samostatnou aplikáciou pre nájomcov. Podľa výrobcu ich systém používa vyše 400 zákazníkov v 34 krajinách. 

Svojím rozsahom a ambíciami sa v regióne najviac približuje Chastii, no od začiatku je navrhnutá ako primárne cloudové riešenie a zameraná na inštitucionálnych vlastníkov a veľkých poskytovateľov facility managementu. Počítajte preto s obchodnými podmienkami na úrovni veľkých firiem a tomu zodpovedajúcou náročnosťou zavedenia. 

FaMa+ 

Určené pre: verejné inštitúcie a organizácie s rozsiahlym portfóliom. 

FaMa+ od českej spoločnosti Tesco SW spája CAFM so správou životného cyklu majetku a prepája ekonomické, technické a právne aspekty. Obsahuje modul pre technické pasportovanie s možnosťou plánovania povinných úkonov, modul nájomných vzťahov pre celý proces prenájmu a mobilnú aplikáciu Rudy pre technikov v teréne. Verzia pre verejný sektor je navrhnutá priamo pre verejné inštitúcie. 

pit-FM 

Určené pre: tímy, ktorých hlavnou agendou sú zákonom stanovené kontroly, revízie a plánovaná údržba. 

pit-FM od spoločnosti pit Software je český CAFM systém zameraný na údržbu a činnosti, ktoré vyplývajú z legislatívy, napríklad revízie a kontroly. Zahŕňa pasportizáciu areálov, budov, priestorov a technických zariadení budov, správu objednávok a úloh, CRM a správu zmlúv, systém pripomienok a obojsmerné prepojenie s nástrojmi CAD a GIS. 

Alstanet 

Určené pre: vlastníkov s BIM modelmi, ktorí chcú, aby dáta z projektovania nezostali len v projekte, ale slúžili aj v prevádzke. 

Alstanet je český dodávateľ CAFM softvéru, ktorý sa venuje BIM projektom a je členom asociácie CZ BIM. Prepája BIM a CDE platformy priamo s prevádzkovou evidenciou, takže informácie zadané v modeli sú v CAFM systéme k dispozícii bez opätovného prepisovania. Časť implementácií zabezpečuje cez partnerov. 

Planon a Archibus 

Určené pre: medzinárodné tímy zamerané na správu firemných nehnuteľností a pracovísk. 

Globálne podnikové CAFM a IWMS riešenia pokrývajú pracoviská, priestory, portfólio aj údržbu v takej šírke, akej sa regionálni dodávatelia jednoducho nedokážu vyrovnať. Zároveň sú ale najnáročnejšie na zavedenie a najdrahšie na prevádzku. Pre slovenského vlastníka s portfóliom v jednej krajine sú zvyčajne až zbytočne veľké a komplexné. 

Kedy je Chastia vhodnou voľbou? 

Chastia je vhodnou voľbou v troch situáciách a je dôležité to povedať na rovinu. 

Keď je technická dokumentácia vaším najcennejším aktívom. Ak potrebujete mať výkresy, plochy a zariadenia prepojené v grafickej databáze s možnosťou vyhľadávania, dátový model Chastie je presne to, čo potrebujete. Väčšina cloudových platforiem túto funkciu nemá. 

Keď je energetika jadrom vášho podnikania. Ak ste napríklad dodávateľ tepla alebo poskytovateľ energetických služieb a základom vašej práce je evidencia spotrieb, rozpočtovanie a rozúčtovanie nákladov, energetické moduly Chastie sú na regionálneho dodávateľa až nezvyčajne komplexné. 

Keď chcete slovenského dodávateľa s lokálnym tímom. Chastia má pobočky v Poprade, Košiciach a Bratislave, vlastných implementačný tím a dlhú históriu. V slovenskej FM komunite pôsobí už roky, okrem iného organizuje konferencie FM Camp a EnergyCamp. 

Ako si urobiť férové porovnanie systémov za 30 dní aj bez veľkého výberového konania? 

Vyberte si jednu budovu a jeden proces a v každom systéme z užšieho výberu otestujte presne ten istý úkon. To vám umožní získať lepší podklad na rozhodnutie než z matice funkcií a zaberie vám to len týždne, nie celé mesiace. 

Praktický 30dňový postup: 

1. Vyberte svoju najproblematickejšiu budovu a najčastejší typ opakovaného pracovného príkazu. Krok po kroku si zapíšte, ako to dnes prebieha, vrátane každého e-mailu a telefonátu. 

2. Otestujte každý systém, ktorý sa dostal do užšieho výberu, či už v skúšobnej verzii alebo na deme, presne na tomto konkrétnom príkaze. Trvajte na tom, aby vám ukázali, čo vidí dodávateľ, nielen prehľad pre správcu. 

3. Na dvoch najsilnejších kandidátoch si prejdite jednu skutočnú úlohu z mesačnej uzávierky, ideálne rozúčtovanie energií alebo kontrolu. Tu sa ukážu skutočné rozdiely medzi systémami. 

4. Opýtajte sa jedného dodávateľa a jedného nájomcu, s ktorým systémom sa im pracovalo lepšie. Ich odpoveď vám napovie, či sa systém vo firme ujme, presnejšie než čokoľvek iné. 

Sledujte najmä to, či systém znižuje počet ľudí, cez ktorých musí prejsť jedna úloha. Taavi Konga, vedúci výstavby pre rezidenčného developera Liven, popísal podstatu problému takto: práca sa spomaľuje, keď má reťaz priveľa článkov a jedna úloha si vyžaduje priveľa ľudí, priveľa času a priveľa zbytočných krokov. Prečítajte si prípadovú štúdiu Liven (v angličtine). 

Časté otázky 

Čo je najlepšia alternatíva k systému Chastia? 

Neexistuje iba jedna najlepšia alternatíva, pretože Chastia rieši viacero rôznych úloh. Pre vlastníkov, ktorí potrebujú údržbu, nájmy a fakturáciu energií v jednom cloudovom systéme, je najvýhodnejšou voľbou Hausing. Pre veľké portfóliá vo viacerých krajinách je najbližším regionálnym ekvivalentom SINGU FM. Na evidenciu majetku vo verejnom sektore je stavaný FaMa+. 

Existuje cloudová alternatíva k systému Chastia FM?  

Áno. SINGU FM aj Hausing sú cloudové platformy, ktoré nepotrebujú vlastnú serverovú infraštruktúru. Cloud zvyčajne skracuje čas do spustenia v prvom objekte, pretože odpadá inštalácia a aktualizácie prichádzajú automaticky. 

Potrebujem na správu komerčnej budovy plnohodnotný CAFM systém? 

Nie vždy. Ak vašu každodennú agendu tvoria pracovné príkazy, koordinácia dodávateľov, plány preventívnej údržby a mesačná fakturácia nájomcom, zvyčajne vám bude stačiť platforma na správu nehnuteľností, ktorá pokrýva práve tieto procesy. Plnohodnotný CAFM s grafickou pasportizáciou má zmysel vtedy, keď je podrobná technická dokumentácia jadrom prevádzky objektu. 

Ako dlho trvá prechod z tabuliek do systému? 

To viac závisí od kvality dát než od softvéru. Pivovar Saku zo skupiny Carlsberg presunul správu údržby z Excelu a dnes eviduje približne 50 až 100 úloh mesačne. Vedúci údržby odhaduje, že tým ušetrí zhruba hodinu každý pracovný deň. Prečítajte si prípadovú štúdiu pivovaru Saku (v angličtine). 

Čo bude s našimi dátami, keď odíde človek, ktorý ich spravuje? 

Práve kvôli tomuto riziku mnohé tímy menia systém. V BLRT bol impulzom na opustenie Excelu odchod kolegu, ktorý roky sám spravoval nájmy a spoločné náklady na energie v systéme tabuliek, v ktorom sa nikto iný nevyznal. Spoločná platforma uchováva históriu v systéme, nie v hlave jedného človeka. 

Chcete vidieť rozdiel priamo vo svojej budove? 

Ak vám mesačné rozúčtovanie energií stále zaberie týždeň z každého mesiaca a polovica požiadaviek na údržbu sa stratí v e-maile, najlepší spôsob, ako zistiť, či by vám sedela jednoduchšia platforma, je vyskúšať si ju na jednej budove. 

Vyskúšajte si Hausing zadarmo a nastavte svoju prvú budovu ešte tento týždeň. 

 Použité zdroje 

• produktové stránky a stránky riešení na chastia.com 

• firemný profil CHASTIA s.r.o. na profesia.sk (pobočky, produktový rad) 

• e-book o CAFM na fmjournal.cz (prehľad dodávateľov, história firiem) 

• singu.com a verejné materiály spoločnosti Velis Real Estate Tech 

• famaplus.cz a tescosw.cz 

• pitsoftware.cz 

• controlis.cz (partnerstvo s Alstanetom) 

• prípadové štúdie spoločnosti Hausing, odkazy priamo v texte