„Soovitan Hausingut kindlasti kõigile, kes tahavad oma tööst aktiivset ülevaadet - võimalust planeerida ja jälgida, mis vajab tegemist,“ selgitas Tejasiddhi, Windhorse Trusti hooldusjuht.

Windhorse Trustist

Windhorse Trust on Ühendkuningriigis tegutsev budistlik heategevusorganisatsioon, mis omab 13 ja haldab 15 kinnisvaraobjekti Cambridge'is, sealhulgas Cambridge'i Budistlikku Keskust - Gruusia ajastu maja ja teatrit, mida ühendab Cambridge'i südames viktoriaanlik fuajee. Mittetulundusühinguna investeeritakse iga teenitud nael tagasi hoonete hooldusse, üürnike abistamisse või uute budistlike keskuste toetamisse.

Kasutab Hausingut alates: 2024
Kasutusel olevad moodulid: tööülesannete haldus, ennetav hooldus
Varem kasutusel: Excel, e-kirjad, Word jms

Tejasiddhi on budistlikus kogukonnas hoonete eest hoolitsenud üle kümne aasta. Viis aastat haldas ta üht retriidikeskust Lõuna-Inglismaal, kasutades seisukorra, graafikute ja nõuetele vastavuse jälgimiseks Wordi, Excelit ja andmebaasi.

Seejärel asus ta uude rolli: haldama 15 objekti korraga.

Väljakutse: ühest hoonest viieteistkümneni

Ühte hoonet saab Exceli tabelitega hallata. Viieteistkümne haldamine on hoopis teine probleem.

„Selle pealt oleks olnud raske töötada,“ meenutab Tejasiddhi organisatsiooni vana süsteemi - üht jagatud tabelit, mida tema eelkäija kutsus Star Treki järgi naljatamisi „Kapteni logiks“. „Asjad jäid kahe silma vahele. Polnud võimalust tegelikult prioriteete seada.“

Uus roll tähendas, et korraga tuli hallata:

• igapäevaseid remonte mitmes ühiselamus

• seadusjärgseid nõudeid - viie aasta elektrikontrollid, lubade uuendamised, sertifikaadid

• suhtlust üürnikega kõigil objektidel

• väikest meeskonda - vaid kaks inimest jagasid töökoormust

• heategevusorganisatsiooni piiratud eelarvet, mis nõuab iga planeeritud töö hoolikat kavandamist

„Igasuguse usulise liikumise jaoks ei ole raha tingimata palju ja seda tuleb väga hoolikalt hallata,“ selgitab ta.

Juba enne uue töö alustamist hakkas Tejasiddhi tarkvaralahendust otsima. Ta leidis Hausingu.

Mis muutus: üks koht viie asemel

Poolteist aastat hiljem on Hausing Windhorse Trusti töö keskmes.

• 400+ loodud tööülesannet

• 90-95% täitmismäär

• 15 objekti haldab kaheliikmeline meeskond

Muutus ei seisnenud ainult ühe tööriista asendamises. See tähendas töövoo koondamist, mis oli varem laiali e-kirjades, Exceli tabelites, Wordi dokumentides ja kõrvalvestlustes.

„Hea on, kui on üks asi, mitte see tabel, see dokument ja see e-kiri,“ ütleb Tejasiddhi. „Nendega tuleb ikka tegeleda, aga kui otsid mitmest kohast, on alati oht, et midagi jääb märkamata.“

Kolm töövoogu, mis teevad vahet

1. Tööülesanded, mida partnerid päriselt kasutavad

Mõned partnerid on uue tarkvara suhtes tõrksad, teised võtavad selle omaks. Tejasiddhi elektrik kuulub kindlalt teise rühma: ta kasutab Hausingu tööülesannete numbreid oma arvete viidetena.

See pealtnäha väike detail kaotab terve kategooria administratiivset hõõrdumist: arvete ja tööde sobitamise ning viidete tagaajamise.

2. Suhtlus üürnikega

Mitme objekti üürnikega suhtlemine tähendas varem vanadest e-kirjadest otsimist. Nüüd on see mõne klikiga tehtud.

„Võimalus suhelda kontaktide vahelehe kaudu kõigi objekti üürnikega - sellised asjad on olnud väga kasulikud.“

3. Ühine ülevaade kaheliikmelisele meeskonnale

Tejasiddhi töötab koos ühe kolleegiga ja nad kasutavad Hausingut ühise tõeallikana.

„Peame koosolekuid ja jagame tööd Hausingus. On väga abiks, et saame teineteise tööl silma peal hoida, arutada, mis toimub, ja eelseisvat nädalat planeerida.“

Kui ta hommikul pärast e-kirjade lugemist süsteemi avab, näeb ta täpselt, mis on avatud, mis tulemas ja millega kolleeg tegeleb - ilma eraldi koosolekuta.

Tejasiddhi jaoks on töökindlus üks põhjus, miks platvormi soovitada: 18 kuu jooksul minimaalselt katkestusi ja kasutajatugi, mis on probleemidele kiiresti reageerinud.

Loodud koos organisatsiooniga kasvama

Windhorse Trust on täna väike, kuid vaatab tulevikku. Organisatsioon võib võtta haldusse uusi objekte ja Tejasiddhi näeb Hausingut selle tee osana.

„Hea on, kui on olemas sellise võimekusega lahendus, selle asemel et öelda: „Nüüd võtame juurde 20 objekti ja Hausing ei tule sellega toime, peame mujale minema.““

Heategevusorganisatsioonile, kus iga nael peab arvel olema, ei ole platvorm, mis kasvab kaasa ilma hilisema kuluka süsteemivahetuseta, lihtsalt mugavus. See on strateegiline valik.

Tejasiddhi enda sõnul: „Sellest on saanud meie töö keskne osa. Tegelikult on see olnud hädavajalik.“

Kas Hausing sobiks sinu meeskonnale?

Hausing on loodud erinevatele kinnisvarahalduritele - heategevusorganisatsioonidest ja mõne hoonega väikeettevõtetest kuni kasvavate ettevõteteni, mis laiendavad oma portfelli üle piiride.

Kui soovid näha, kuidas Hausing võiks asendada sinu „Kapteni logi“, broneeri demo või proovi Hausingut tasuta.