Lühidalt

Millal lähevad tööd omaniku ja hoolduspartneri vahel kaduma?

Üleandmistel. Tavaline töö vahetab omanikku vähemalt kolm korda: üürnikult haldusmeeskonnale, haldusmeeskonnalt hoolduspartnerile ning partnerilt tagasi haldusmeeskonnale ja üürnikule. Kui see käib e-kirja või telefoni teel, võib iga üleandmine kahe silma vahele jääda.

Kõige tavalisemad kohad, kus asi katki läheb:

• Töö ei jõuagi korralikult kohale. See saadeti edasi pika e-kirjavahetuse sees või mainiti telefonis ning partneril pole ühtegi kindlat kirjet, mille järgi tegutseda.

• Keegi ei tea, mis seis on. Partner tegeleb asjaga, aga haldusmeeskond seda ei näe ja hakkab järele pärima. E-kirjaga pärimine on aeglane ja toob kaasa veel rohkem e-kirju.

• „Tehtud“ tähendab erinevatele inimestele erinevat asja. Partner sulgeb töö, aga üürnikul on probleem endiselt alles või ta ei tea, et see on lahendatud.

• Kokkulepped haihtuvad. Kes lubas neljapäeval tagasi tulla? See on kellegi postkastis, kui üldse.

Ükski neist ei puuduta partneri töö kvaliteeti. Kõik need on seotud infoga, mis töö ümber liigub.

Milles tuleks hoolduspartneriga enne koostöö algust kokku leppida?

Viies asjas, mis pannakse kirja enne esimest tööd: kuidas tööd partnerini jõuavad, kui kiiresti ta eri prioriteediga töödele reageerib, kui tihti ta seisu uuendab, mida tähendab „tehtud“ ja kuidas probleemid edasi lähevad.

1. Kuidas tööd partnerini jõuavad. Ainult ühte kanalit pidi. Kui tööd tulevad nii e-kirja, telefoni kui ka jagatud tabeli kaudu, jääb vähemalt üks neist kindlasti kahe silma vahele. Kui Ülemiste City alustas koostööd oma hoolduspartneri Grandhausiga, lepiti kokku, et kõik tööülesanded liiguvad Grandhausile Hausingu kaudu. Just see samm muutis Hausingu Ülemiste Citys taustal kasutatavast tööriistast kohaks, kus kogu hooldus tegelikult toimub.

2. Reageerimisajad prioriteedi järgi. Leppige kokku, mis loetakse kiireloomuliseks ja mida iga tase tähendab tundides või päevades. Ühise fuajee rike, mis tuleb samal päeval korda teha, ei ole sama mis kinni jäänud uks nõupidamisruumis, ja partner ei peaks ise oletama, kumb on kumb.

3. Kui tihti seisu uuendatakse. Leppige kokku, millal partner töö seisu ise, küsimata uuendab: kui ta töö vastu võtab, kui ta alustab, kui ta ootab varuosi ja kui ta lõpetab. Iga uuendus partneri poolt tähendab üht järelepärimist vähem sinu poolt.

4. Mida tähendab „tehtud“. Ülemiste Citys peavad teenusepartnerid alati lisama kommentaari tehtud töö kohta ning see kommentaar edastatakse üürnikule. Lühike märkus selle kohta, mis leiti, mis parandati ja kas probleem võib korduda, muudab suletud pileti päriselt kasulikuks infoks. Siia kuuluvad ka fotod ja tööde üleandmise aktid.

5. Kuidas probleemid edasi lähevad. Kes helistab kellele, kui töö hilineb, ja millal. Seda on parem otsustada rahulikult ette, mitte siis, kui lagi juba tilgub.

Sinu poolel aitab üks väike reegel samast käsiraamatust: Ülemiste City nõuab igale pöördumisele telefoninumbrit, et partner saaks probleemist teatanud inimesega otse ühendust võtta ega peaks küsimusi haldusmeeskonna kaudu edasi saatma.

Miks on ühe ja sama vaate pealt töötamine nii oluline?

Sest kui haldusmeeskond, hoolduspartner ja üürnik näevad kõik sama tööd, ei toimu üleandmised enam pimesi.

Hausingus on iga töö üks tööülesanne, mille juures on kirjeldus, kategooria, vastutaja, tähtaeg, staatus, fotod, dokumendid ja vestlus. Üürnik jälgib edenemist oma portaalis. Partner uuendab sama ülesannet partneriportaalis. Haldusmeeskond näeb kõike, ilma et peaks kelleltki küsima.

Juris Colliersist kirjeldas, mida see igapäevatöös muudab: „Mulle meeldib Hausingu juures kolmepoolne suhtlus kliendi, kinnisvarahalduri ja hoolduspartneri vahel, dokumentide lihtne lisamine lohistades, ülesannete delegeerimine ja ülevaade kõigist piletitest.“

Samas peab see olema partneri jaoks lihtne, muidu ta seda ei kasuta. Partneritel pole osalemiseks kontot vaja. Liven saadab tööd teenusepakkujatele e-kirjaga, milles on link lihtsustatud vaatesse. Kui partner märgib töö tehtuks, näevad arendaja ja klient seda kohe. MyFitness teeb koostööd partneritega, kellel pole üldse Hausingu kasutajat: nad saavad lingi, näevad tööd, võtavad selle vastu ja märgivad tehtuks.

Taavi Konga Livenist ütles selle lihtsalt välja: „Kui kogu suhtlus liigub ühele platvormile, kaovad ära paljud järelkõned, näiteks selle kontrollimiseks, kas tööga on juba alustatud.“

Mis hoiab koostööd hoolduspartneriga pikas plaanis toimivana?

Tagasiside mõlemas suunas, mis põhineb numbritel, mida mõlemad pooled näevad.

Ülemiste City kinnisvarahalduse meeskonda juhtiv Martin Mäekivi rõhutab, et tarkvara on vaid pool lahendusest: „Hausing koos hea partneriga on suurepärane süsteem. Ilma õige partnerita on see lihtsalt järjekordne tööriist. Sul on vaja kedagi, kes infot töötleb ja tagasisidet annab.“

Ülemiste City suhe partneritega on avatud ja aus ning tagasiside liigub mõlemat pidi. Kaks eespool mainitud reeglit, telefoninumber pöördumisel ja kommentaar töö lõpetamisel, on osa hiljutistest muudatustest, mis Ülemiste City tegi, et kõigil oleks lihtsam. Kui partner ütleb sulle, millised pöördumised tulevad liiga vähese infoga, on parandus sageli just sinu poolel.

Ühised andmed teevad need vestlused lihtsamaks. Kui kõik tööd on ühes süsteemis, näevad mõlemad pooled samu reageerimisaegu, täitmise määra ja hilinenud töid. Ülevaatekoosolek ei ole enam muljete üle vaidlemine, vaid sama nimekirja ühine läbivaatamine.

Mida peaks hoolduspartneri puhul mõõtma?

Nelja numbrit iga partneri kohta, mis vaadatakse koos üle kord kvartalis:

• Reageerimisaeg võrreldes iga prioriteedi jaoks kokkulepitud ajaga.

• Täitmise määr ja hilinenud tööde arv.

• Uuesti avatud tööd, sest probleem tuli tagasi.

• Kommentaariga suletud tööd, mitte lihtsalt staatuse muutmine.

Aja jooksul on kõige olulisem kolmas näitaja. Korduv rike on kas töökvaliteedi probleem või märk sellest, et ühekordsest remondist peaks saama regulaarne ennetav hooldus. Mõlemal juhul tasub sellest rääkida.

Kust alustada?

Pane oma peamise hoolduspartneriga enne järgmise kvartali algust kirja need viis mängureeglit. Isegi kui midagi muud ei muutu, parandab juba see, et lepite kokku, mida tähendab „tehtud“, enamikku üleandmistest.

Kui tahad näha, kuidas omanik ja hoolduspartner suure töömahuga päriselt koos toime tulevad, loe Ülemiste City kasutajalugu.

Vaata, kuidas Hausingu tööülesannete süsteem toob üürnikud, haldusmeeskonna ja hoolduspartnerid ühe töö juurde kokku.

Tahad näha, kuidas asi paistab partneri vaatest? Broneeri demo ja näitame täpselt, mida sinu hoolduspartner kätte saab.

Korduma kippuvad küsimused

Kas mu hoolduspartner vajab Hausingu kontot?

Ei. Partner saab iga töö kohta e-kirjaga lingi, mis avab partneriportaali. Seal saab ta töö vastu võtta, seisu uuendada, lisada fotosid ja dokumente ning märkida töö tehtuks ilma sisse logimata. Partnerid, kes tegelevad paljude töödega, võivad soovi korral kasutada oma Hausingu kontot. Mitmed arendajad ja ehitusettevõtted töötavadki juba nii: arendaja saadab tööd oma Hausingust otse partneri Hausingusse.

Mida peale hinna peaks hoolduslepingus kirjas olema?

Kuidas tööd saadetakse, millised on reageerimisajad prioriteedi järgi, millal partner iga töö seisu uuendab, mis info peab lõpetatud töö juures olema ja kes kellele hilinenud töödest teada annab. Igapäevatöös on need reeglid sama olulised kui ärilised tingimused.

Kui tihti peaks hoolduspartneri tööd koos üle vaatama?

Kord kvartalis on mõistlik algus. Vaadake koos üle reageerimisajad, täitmise määr, hilinenud ja uuesti avatud tööd, kasutades mõlemal poolel samu andmeid.

Mida teha, kui hoolduspartner ei taha süsteemis töid uuendada?

Kõigepealt tee see talle võimalikult lihtsaks: ligipääs lingiga, ilma sisselogimiseta, paar klikki uuendamiseks. Seejärel tee see osaks lepingust. Ülemiste City nõuab, et teenusepartnerid lisaksid igale lõpetatud tööle kommentaari, ja see kommentaar jõuab üürnikuni.

Kes peaks olema hoolduspartneri jaoks üks kindel kontaktisik?

Üks inimene või roll haldusmeeskonnas, näiteks kinnisvarateenuste koordinaator, kes võtab pöördumised vastu, määrab nende kiireloomulisuse ja kategooria ning suunab need õigele partnerile. Ülemiste City töötab just nii, umbes 800 tööülesandega kuus.