Lühidalt

Kui hooldus on jaotunud paljude asukohtade vahel, tegelevad sellega tavaliselt asukohtade juhid, kes ei ole hoolduse spetsialistid. Tööd teevad kümned kohalikud partnerid ja peakontor ei näe, mis tegelikult toimub. Tulemuseks on e-kirjade müra, partnerite pidev meeldetuletamine ja olukord, kus asukohti ei saa omavahel võrrelda.

Lahendus on üks koht kõigi asukohtade kõigile töödele, kõikjal samad kategooriad, partnerite ligipääs ilma kontota ja korduvhooldus, mis on planeeritud iga asukoha kaupa. Nii korraldab hooldust oma 19 Eesti klubis MyFitness, Baltikumi suurim spordiklubide kett.

Ühe hoone hooldus on töö. Kahekümne asukoha hooldus on hoopis teine töö.

Enamikul mitme asukohaga ettevõtetel, olgu need spordiklubide või kaupluste ketid, restoranigrupid või mitme tootmisüksusega ettevõtted, ei ole keskset hooldusmeeskonda. On asukohtade juhid, kelle põhitöö on midagi muud, paar inimest peakontoris ja pikk nimekiri kohalikke partnereid. Ja kuidagi peavad valgustus, ventilatsioon, seadmed ja saunad kogu aeg töötama.

Selles artiklis vaatame, miks mitme asukoha hooldus kipub laiali minema ja mida on vaja, et saada kõigist asukohtadest üks ühtne ülevaade.

Mis teeb mitme asukoha hoolduse teistsuguseks?

Kolm asja: sellega tegelevad inimesed ei ole hoolduse spetsialistid, partnerite nimekiri on pikk ja kirju ning inimene, kes vastutab tervikpildi eest, ei näe suuremat osa sellest.

Asukoha juht teeb seda oma põhitöö kõrvalt. Klubi või kaupluse juhataja jaoks on esikohal liikmed või kliendid. Hooldusega tegeletakse siis, kui midagi juhtub, ja nii, nagu kellelegi parasjagu sobib.

Partnerid on väga erinevad. Mõnega teed koostööd iga nädal ja tunned neid hästi. Teised tulevad kaks korda aastas mõne kindla seadme pärast. Suhe igaühega on erinev ja nii on ka nende usaldusväärsus.

Peakontor ei näe toimuvat. Kellelgi keskuses on vastutus kõigi asukohtade eest, aga info on iga asukoha juhi postkastis. Asukohtade võrdlemine, korduva rikke märkamine või kontroll, kas planeeritud hooldus sai tehtud, sõltub kõik ringi küsimisest.

Mis läheb valesti, kui iga asukoht korraldab hooldust omamoodi?

Tekib müra, tagaajamine ja pimealad. Kahe-kolme asukohaga saab igaühega hakkama. Terve keti peale kokku läheb aga palju aega kaotsi.

Enne Hausingut käis MyFitnessis kogu haldussuhtlus e-kirjade kaudu. Tekkis probleem, keegi saatis e-kirja ja siis jäädi ootama. Clen Kink, kes toetab kogu keti klubijuhatajaid, nägi, et tihedamate partneritega toimis see üsna hästi, sest aastatepikkune koostöö asendas osaliselt süsteemi. Partneritega, kellega puututi kokku harvem, see nii ei olnud. „Oleneb väga partnerist - tihedamate koostööde puhul oli see lihtne, aga neile, kellega harvem kokku puututi, pidi ikkagi uuesti meelde tuletama.“

Millegi leidmine tähendas postkastist märksõna järgi otsimist. Et teada saada, kas mõne klubi töö on tehtud, tuli klubilt endalt küsida.

Teine levinud muster on üks kangelaslik Exceli tabel. Saku Õlletehases käis kogu tehasekompleksi jooksev kinnisvarahaldus läbi ühe Exceli faili, mida haldas ainult haldusjuht Aigor Helm. Pöördumised tulid e-kirjaga, telefonitsi, koosolekutel, sisekanalite kaudu ja koridoris („Aigor, siin tilgub!“). Aja jooksul kasvas fail nii suureks ja keeruliseks, et info leidmiseks tuli liikuda mitme vahelehe vahel ja meeles pidada, kuidas need omavahel seotud on.

Mida peaks mitme asukohaga ettevõte ühest süsteemist saama?

Ühe koha iga asukoha iga töö jaoks, mida saab asukoha järgi filtreerida ja kus partnerid saavad kaasa lüüa ilma lisavaevata.

Praktikas tähendab see järgmist:

• Üks sisend kõigile asukohtadele. Iga pöördumine muutub tööülesandeks, millel on asukoht, kategooria, partner, tähtaeg ja staatus, sõltumata sellest, kust see tuli.

• Kõikjal samad kategooriad. Kui üks asukoht märgib töö kategooriasse „HVAC“ ja teine „ventilatsioon“, ei saa neid omavahel võrrelda. Leppige nimekiri kogu keti jaoks üks kord kokku.

• Filtrid otsingu asemel. E-kirjade otsing töötab märksõna järgi. Hausingus filtreerib MyFitness asukoha, kategooria, staatuse ja perioodi järgi, nii et info on palju kiiremini leitav. „Hausing vähendas tunduvalt infomüra, enam ei pea meilides otsima asju,“ ütleb Clen.

• Partnerite ligipääs ilma kontota. Paljud sinu partnerid ei taha kunagi kontot luua. MyFitnessis saavad kontota partnerid töö lingiga, võtavad selle vastu ja märgivad tehtuks.

• Korduvhooldus iga asukoha kaupa. MyFitness peab Hausingu hoolduspäevikus nii jõusaaliseadmete korrapäraseid hooldusi kui ka muid planeeritud töid, näiteks saunade hooldust. Kui partner märgib töö tehtuks, näeb MyFitness reaalajas, kas kõik on graafikus.

• Statistika üle kõigi asukohtade. Kui kõik tööd on ühes kohas, näed, millised asukohad tekitavad kõige rohkem tööd, millised kategooriad korduvad ja millised partnerid on aeglased.

Kuidas seda paljudes asukohtades kasutusele võtta?

Alusta ühest inimesest, kes selle eest vastutab, tee iga asukoha jaoks liitumine lihtsaks ja arvesta, et suuremates asukohtades võtab see kauem aega.

MyFitness on Hausingut kasutanud alates 2020. aastast, kuid esimestel aastatel oli kasutus tagasihoidlik. Clen muutis seda, innustades iga klubijuhatajat suunama kõik hooldustööd platvormi kaudu, sest mida rohkem töid sinna jõuab, seda täpsem on ülevaade ja seda väärtuslikum statistika. „Inimestel on raske muutusi vastu võtta,“ ütleb ta, kuid tema kogemuse järgi kaob vastupanu siis, kui inimene on tarkvara korra ise läbi proovinud. Mõned töötajad võtsid Hausingu kasutusele iseseisvalt, ilma eraldi juhendamiseta. Suuremates klubides, kus on rohkem inimesi ja rohkem tegevust, võtab juurutamine veidi kauem aega.

Saku Õlletehase Aigor valis teistsuguse, kuid sama praktilise tee. Ta pani täpselt paika, mida vajab, testis Hausingut kõigepealt ise ja mõtles parima struktuuri välja enne, kui keegi teine seda kasutama hakkas. Hausingu meeskond aitas olemasolevad andmed üle tuua. Täna lisandub süsteemi paar hooldustööd päevas, kuus umbes 50 kuni 100, ja kõik püsipartnerid on süsteemi kasutama õppinud.

Mõlemal lähenemisel on üks ühine joon: organisatsiooni sees oli üks inimene, kes otsustas, et see hakkab toimima.

Mida see säästab?

Peamiselt aega. Ja just sellist aega, mille kadumist märkad alles siis, kui see on juba läinud.

Aigor hindab, et Hausing säästab talle umbes tunni päevas. Clen kirjeldab muutust nii, et infomüra asemele tuli selgus: nüüd on kogu ketis lihtne näha, mis on tehtud ja millal.

On ka vähem nähtav kasu. Spordiklubides, kauplustes ja tootmisüksustes on seadmeid, millel on kindlad hooldusnõuded. Tegemata jäänud hooldus lühendab seadmete eluiga ja mõjutab neid, kes seadmeid kasutavad, olgu need liikmed, kliendid või töötajad. Hoolduspäevik, mis näitab kõigi asukohtade hilinenud töid, toob need puudujäägid nähtavale enne, kui neist saavad rikked.

Kust alustada?

Enne ükskõik millise tööriista valimist pane kirja kõik asukohad, kõik püsipartnerid ja kõik hooldustööde kategooriad, millega tegeled. Leppige kogu organisatsiooni jaoks kokku üks kategooriate komplekt. Juba see üksi teeb sinu praegused andmed palju paremini võrreldavaks.

Loe MyFitnessi kasutajaloost, kuidas Baltikumi suurim spordiklubide kett seda tegi, ja Saku Õlletehase kasutajaloost, kuidas üks haldusjuht asendas üle pea kasvanud Exceli tabeli.

Vaata, kuidas Hausing toetab tööülesannete haldust kaupluste kettides ja teistes mitme asukohaga ettevõtetes.

Haldad rohkem kui paari asukohta? Broneeri demo ja näitame sulle mitme asukoha ülevaadet sinu enda asukohtade nimekirjaga.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on mitme asukoha hoolduse haldamine?

See on remonditööde ja planeeritud hoolduse koordineerimine mitmes asukohas, näiteks kauplustes, spordiklubides, restoranides või tootmisüksustes, tavaliselt asukohtade juhtide ja kohalike partnerite kaudu, mitte keskse hooldusmeeskonnaga. Peamine väljakutse on saada kõigi asukohtade töödest üks ülevaade.

Kas meie kohalikud partnerid peavad uue tarkvara selgeks õppima?

Ei. Kontota partnerid saavad töö e-kirjas oleva lingi kaudu (sisselogimist pole vaja), võtavad selle vastu ja märgivad tehtuks. MyFitness teeb nii koostööd paljude partneritega ning klubijuhatajaid toetav Clen Kink ütleb, et esialgne skepsis kadus kiiresti, kui partnerid asjasse korraks süvenesid.

Kas iga asukoha juht peaks ise hoolduspöördumisi looma?

Jah, kui kõik kasutavad sama süsteemi ja samu kategooriaid. Asukohtade juhid tunnevad oma asukohta kõige paremini. Peakontor näeb siis kõigi asukohtade pöördumisi, ilma et peaks infot e-kirjade kaudu kokku koguma.

Kuidas planeerida korduvhooldust paljudes asukohtades?

Seadista hoolduspäevikus korduvad tööd iga asukoha ja iga seadme kaupa koos vastutava partneri ja sagedusega. MyFitness teeb nii jõusaaliseadmete ja saunade hooldusega ning näeb reaalajas, kas partnerid teevad iga töö graafikus ära.

Kas üks inimene suudab tõesti hallata paljude hoonete hooldust?

Õige struktuuriga suudab üks inimene koordineerida väga palju tööd. Saku Õlletehases haldab haldusjuht kogu tehasekompleksis umbes 50 kuni 100 tööd kuus ja hindab, et Hausing säästab talle umbes tunni päevas. See on võimalik, sest pöördumised, partnerid ja graafikud on kõik ühes kohas.